Universitetsledelsen nedsatte i slutningen af januar 2014 en ekspertgruppe for at gennemføre en intern problemanalyse på Aarhus Universitet. Analysen er nu offentliggjort.

02.06.2014 | Ekspertgruppen

Universitetsledelsen nedsatte i slutningen af januar 2014 en ekspertgruppe for at gennemføre en intern problemanalyse på Aarhus Universitet. Baggrunden var diskussionerne og problemerne knyttet til de forandringer, der er gennemført på universitetet i kølvandet på den faglige udviklingsproces fra 2011.

Analysen har til formål at identificere de betydende problemer og dermed at skabe et beslutningsgrundlag for, at universitetsledelsen kan træffe beslutninger om ændringer på det administrative og organisatoriske område.

Problemanalysen har haft hovedfokus på spørgsmål knyttet til ledelsesnærvær, studenter- og medarbejderinddragelse samt administrativ understøttelse.

Analysen

Ekspertgruppen har som led i sit arbejde gennemført interviews med en række fokusgrupper dækkende forskellige studerende, medarbejdere og ledere ved universitetet. Der er også gennemført interviews med alle institutledere og spørgeskemaundersøgelser blandt alle studerende og ansatte.

Selvom udgangspunktet for ekspertgruppens arbejde er at identificere omfanget og graden af problemer på universitetet, er det slående, i hvilken grad alle er kommet med ”konstruktiv kritik”. Der er stort engagement og motivation blandt de studerende og alle medarbejdergrupper for at forbedre forholdene på Aarhus Universitet.

Indledningsvis skal det understreges, at universitetet har gennemgået store forandringer, hvoraf nogle er initieret af udefrakommende forhold og andre af den faglige udviklingsproces. Fusionen skabte et nyt Aarhus Universitet, og status quo var ikke en mulighed. Det var derfor nødvendigt at nytænke universitetet, herunder den faglige og administrative organisering.

Aarhus Universitet er en stor organisation med en omfattende opgaveportefølje forankret omkring undervisning, forskning og myndighedsbetjening. Samtidig er der en stor geografisk spredning med aktiviteter på 19 campusser. Det er derfor forventeligt, at forskellige dele af universitetet i varierende omfang er påvirket af forandringerne. Det er derfor misvisende at tale om ensartede effekter eller vurderinger af forandringsprocessen.

Hovedkonklusioner

Ekspertpanelets analyser identificerer centralisering og standardisering som fællesnævnere for problemerne i forhold til ledelsesnærvær, inddragelse og administrativ understøttelse.

Ledelsesnærvær

Centraliseringen har været vidtgående, og der har været en stor betoning af standardiseringer, fællesinitiativer og at fremstille universitetet som et samlet hele.  Undersøgelsen viser, at det ikke er blevet klart for medarbejderne, at denne strategi og de afledte initiativer er det bedste svar på de udfordringer, universitetet står over for. Forandringsprocessen opfattes som ledelsens projekt, og medarbejderne oplever et ringe medejerskab til den. Centraliseringen og standardiseringen betyder, at det har været vanskeligt at drage nytte af de meget store forskelligheder på tværs af Aarhus Universitet, især i forhold til campusser uden for Aarhus. Det har ikke i tilstrækkelig omfang levnet plads til og udfoldelsesrum for faglige og opgavemæssige forskelligheder.

Medinddragelse

Universitetsloven fastlægger en hierarkisk ledelsesstruktur, men lægger også afgørende vægt på betydningen af medinddragelse og medbestemmelse for studerende og medarbejdere. Ekspertgruppens undersøgelser viser, at ansatte og studerende på Aarhus Universitet kun i ringe omfang oplever dette efterlevet, og det medfører en oplevelse af afmagt og frustration på alle de niveauer i organisationen. En anden og uafhængig undersøgelse tegner et billede af, at dette er et særligt stort problem på Aarhus Universitet sammenlignet med andre danske universiteter. Det tyder på, at problemet delvist er betinget af nogle strukturelle forhold i Aarhus Universitets organisering.

Undersøgelsen viser også, at processen har undervurderet betydningen af faglig identitet og indre motivationsfaktorer for både det videnskabelige og det teknisk-administrative personale. Den nye organisationsstruktur for universitetet har ikke på alle områder resulteret i meningsfulde fællesskaber. En del institutter skal favne store forskelligheder, og på mange af de pågældende institutter oplever en stor andel af de videnskabelige medarbejdere ikke den nuværende struktur som hensigtsmæssig. Det afspejler formodentlig, at der ikke er opstået meningsfulde fælles pejlemærker.

Administrativ understøttelse

Afgørende meningsfulde arbejdsfællesskaber er også opbrudt ved den formelle adskillelse af det faglige og det administrative personale.  Dette var begrundet i en meget snæver opfattelse af administrativ kvalitet som ’faglig professionalisering’, men der har ikke været blik for den centrale betydning af nærhed, koordination, informationsudveksling og tilpasningsevne. Dermed har ændringerne afgørende undervurderet betydningen af ”samproduktionen” mellem det videnskabelige og det teknisk-administrative personale for en række kerneaktiviteter.

Den institutionelle opdeling mellem videnskabeligt og teknisk-administrativt personale har skabt en kløft mellem de to medarbejdergrupper, og det har afgørende mindsket mulighederne for at få fælles ejerskab til fælles succeser. Ekspertgruppen har konstateret stor skepsis omkring indretningen og dimensioneringen af de administrative aktiviteter både hos ansatte og hos studerende. Kortlægningen viser, at den nye struktur for administrationen er forbundet med en række problemer.

Universitetet – en samlet helhed

Ekspertgruppens undersøgelser viser, at mange medarbejdere og studerende er enige i, at det er vigtigt, at universitetet fremstår som en samlet enhed. Samtidig er der en ringe forståelse for den aktuelle strategi.  Dette sammenfatter hovedkonklusionen på den interne problemanalyse, men det viser samtidig en mulig vej frem. Et samlet universitet udspringer af et samspil mellem på den ene side centralt fastsatte visioner og mål og på den anden side stærke og meningsfulde decentrale enheder. Herved kan man styrke kerneaktiviteterne - forskning og myndighedsbetjening, uddannelse og talentudvikling – og skabe et motiverende samarbejde mellem forskellige fagligheder; tekniske, administrative og videnskabelige.

I forlængelse af disse diagnoser skitseres en række løsningsmuligheder, der alle sigter mod at decentralisere magt og ressourcer inden for en ramme af centralt fastsatte mål og krav og den eksisterende overordnede ledelsesstruktur. Forslagene har fokus på etableringen af meningsfulde enheder og en styrkelse af identitet og motivation for alle medarbejdergrupper. Der stilles også forslag til sikring af en kompetent og brugerorienteret administrativ understøttelse af universitetets kerneaktiviteter. Herunder er der forslag til ændring i, hvordan dimensioneringen af de administrative aktiviteter fastlægges.

Læs mere her

Du kan læse en sammenfatning af ekspertgruppens rapport samt hele rapporten og de tre baggrundsrapporter her.

Beskrivelse af den videre proces på universitetet finder du her

Ekspertgruppens sammensætning

Formand Torben M. Andersen (Professor på Institut for Økonomi, Aarhus Universitet)

Lotte Bøgh Andersen (Professor på Institut for Statskundskab, Aarhus Universitet)

Jens Blom-Hansen (Professor på Institut for Statskundskab, Aarhus Universitet)

Steen Harrit Jakobsen (Administrationschef, Health, Aarhus Universitet)

Andreas Roepstorff (Professor MSO, Institut for Kultur og Samfund og Institut for Klinisk Medicin, Aarhus Universitet)