Nyt system til planlægning af undervisnings- og eksamensaktiviteter tages gradvist i brug frem mod 2021. Sammen med systemet følger en mere ensartet måde for planlægningen.

30.04.2019 | Camilla Schrøder

Arbejdet med at rulle systemet ud foregår i et tæt samarbejde mellem administrationen og de faglige miljøer på tværs af fakulteterne. Foto: Anders Trærup

AU’s tre nuværende planlægningssystemer bliver erstattet af et nyt fælles planlægningssystem. Det nye system – TermTime/ExamTime – bliver rullet ud efter en trinvis model med start i oktober 2019. Planen er udarbejdet efter en drøftelse i universitetsledelsen i december, og systemet forventes at slå igennem i forhold til skemaer fra efterårssemesteret 2020. Forud går seks måneder med såkaldt skyggeplanlægning, hvor systemet testes på udvalgte undervisnings- og eksamensaktiviteter.

Kristian Thorn, vicedirektør for AU Uddannelse og i spidsen for styregruppen for undervisnings- og planlægningssystemet, fremhæver behovet for en testperiode.

”Vi ønsker at minimere det besvær, medarbejdere og studerende skal opleve i overgangsfasen. Med skyggeplanlægning får vi mulighed for at prøve af, hvordan data spiller sammen med fælles processer og rette til, inden undervisning og eksamen planlægges i et nyt system. Det kræver en ekstra indsats i studieadministrationen en periode, fordi der fortsat skal planlægges i eksisterende systemer – til gengæld letter det forhåbentlig oplevelsen for undervisere, studerende og administrative medarbejdere, når systemet tages i brug”, siger Kristian Thorn.

Fælles planlægning

Med det nye system følger en ensartet måde for planlægningen, som blandt andet skal tilgodese behovet for et kvalificeret samspil mellem undervisnings- og eksamensaktiviteter, antal studerende, lokalestørrelse og udstyr samt nærhed til studie- og fagmiljø.

Når systemet er rullet fuldt ud, vil undervisere og studerende få personlige og valide skemaer for både undervisning og eksamen. Og studieadministrationen vil opleve, at planlægningen i fælles system skaber bedre overblik til at udnytte lokaler.

Arbejdet med at rulle systemet ud foregår i et tæt samarbejde mellem administrationen og de faglige miljøer på tværs af fakulteterne. Prodekan for uddannelse på Arts spiller en central rolle – både i det tværgående og lokale arbejde.

”Intentionen bag en mere ensartet planlægning er at forbedre medarbejdere og studerendes mulighed for i rette tid at kende deres skemaer og eksamensplan og vide, hvor og hvornår de skal have undervisning og eksamen. En forudsætning for, at det lykkes, er, at vi får skabt arbejdsgange, der gør det muligt for os at planlægge semestrene tidligere end i dag”, siger Niels Lehmann. Han understreger samtidig, at overgangen vil ske trinvis og med respekt for, at man som underviser på Aarhus Universitet fortsat vil have fleksibilitet og indflydelse på sit skema.

Underviserer og administrative medarbejdere kan forvente at blive opdateret løbende på udviklingen i implementeringen. På hvert fakultet er der etableret en lokal styregruppe med både VIP- og TAP-repræsentanter, som skal sikre forankring og rettidig inddragelse af centrale medarbejdere. Desuden vil medarbejdere kunne holde sig orienteret på blandt andet projektsitet og i universitetets nyhedsbreve. 

FAKTA: Fire faser i køreplanen

• Efterår 2019 – forår 2020: Skyggeplanlægning på udvalgte undervisnings- og eksamensaktiviteter på alle fire fakulteter. Målet er at kvalitetssikre data og arbejdsprocesser. Planlægning i eksisterende systemer fortsætter uændret.
• Forår 2020 – efterår 2020: Nyt system går live og tages i brug af hele universitetet. Parallelt afprøves fælles principper for planlægning på en større, afgrænset gruppe studerende.
• Efterår 2020 – forår 2021: Transformation, hvor der arbejdes videre med fælles processer, principper, årshjul i forhold til undervisnings- og eksamensplanlægningen.
• Forår 2021 og frem: Fortsat transformation og konsolidering af planlægningsprincipper ud fra analyse og evaluering af de første erfaringer.

FAKTA: Organisering af implementeringen

Projektet ledes af en styregruppe med bred repræsentation af de faglige miljøer og administrationen og med vicedirektør for AU Uddannelse Kristian Thorn i spidsen. I tilknytning hertil er der etableret lokale styregrupper på hvert fakultet med prodekanen som formand.

Derudover har styregruppen udpeget medlemmer på tværs af fakulteterne til en procesarbejdsgruppe. Procesarbejdsgruppen har ansvaret for at sikre kontinuitet og den røde tråd i udviklingen af faseplanen mod fælles processer.

Læs mere på projektsitet