Fem tiltag skal forbedre AU’s webløsninger

Ny startside for studerende, bedre søgefunktion og flere digitale værktøjer til fil- og videndeling er blandt de initiativer, der skal højne brugeroplevelsen på universitetets websites.

26.02.2016 | Mette Helm

Forslagene til forbedring af universitetets webløsninger er blevet til gennem inddragelse af medarbejdere og studerende fra hele universitetet i fokusgruppeinterviews og workshops. Foto: Colourbox

En styregruppe og fire arbejdsgrupper har siden april 2015 arbejdet med at kortlægge udfordringer og muligheder i universitetets interne og eksterne kommunikation. Det arbejde har resulteret i en lang række forslag til forbedringer af universitetets webløsninger.

Styregruppen har diskuteret arbejdsgruppernes forslag, som på grund af omfanget vil blive implementeret i bølger. Styregruppen har udvalgt fem centrale tiltag til implementering i første bølge. Det er en prioritering, som universitetsledelsen netop har drøftet og bakker op om.

De fem tiltag er en ny startside for studerende, bedre søgefunktion, flere digitale værktøjer til fildeling, videndeling og oprettelse af projektrum, nye rammer på universitetets eksterne hjemmeside og mere fleksible profil-hjemmesider til medarbejderne.

Personaliseret startside for studerende

For at give de studerende bedre muligheder for at tilgå vigtig studieinformation etableres en ny personaliseret startside, som giver de studerende adgang til og overblik over det digitale studiemiljø og de systemer, som dette består af - Blackboard, Studieportaler, Stads, mit.au.dk, digital eksamen, Office 365, e-mail mv. Startsiden vil på sigt kunne give adgang til bl.a. skema og tilmeldte kurser.

Den løsning er arbejdsgruppen nået frem til efter at have kortlagt de studerendes primære digitale behov gennem bl.a. fokusgruppeinterviews med studerende. Undersøgelsen viser, at de studerende oplever det nuværende systemlandskab som fragmenteret og afsenderorienteret.

Bedre søgefunktion

Universitetets søgefunktion er en af de funktioner på universitetets hjemmesider, der er størst utilfredshed med blandt brugerne. Problemerne skyldes dels mængden og kvaliteten af indholdet på universitetets hjemmesider og dels den valgte søgemaskine.

For at løse problemet vil universitetet anskaffe sig en ny søgemaskine, der kan generere præcise og relevante resultater og kombinere data fra de forskellige informationskilder, universitetet benytter.

En del af løsningen er også, at brugerne skal have flere muligheder for individuelle tilpasninger af visningen af søgeresultater gennem filtrering og sortering, og at præsentationen af søgeresultater skal gøres mere overskuelig.

Flere digitale værktøjer til fil- og videndeling

Gennem workshops for videnskabelige og administrative medarbejdere har arbejdsgruppen for web til medarbejdere kortlagt medarbejdernes vigtigste behov og undersøgt mulighederne for at understøtte disse behov digitalt. Arbejdsgruppen fik også til opgave at undersøge, om universitetet har behov for et adgangskodebeskyttet intranet.

Arbejdsgruppen har vurderet, at et fælles intranet for hele Aarhus Universitet ikke er en ønsket løsning i forhold til de behov, medarbejderne har. Det skyldes blandet andet, at et intranet er i overhængende risiko for at blive overhalet indenom af den teknologiske udvikling, der i et rasende tempo knopskyder brugervenlige specialprogrammer, som kan varetage mange af intranettets opgaver effektivt og billigt (fx Dropbox).

I stedet for et fælles intranet skal medarbejdernes behov understøttes med en vifte digitale værktøjer til det daglige arbejde. Helt konkret skal universitetet i første omgang finde tjenester til fil- og videndeling og oprettelse af projektrum, som kan understøtte samarbejdet mellem kolleger internt på AU og med eksterne samarbejdspartnere.

Nye designrammer på ekstern hjemmeside

Universitetets eksterne hjemmeside har fået kritik for at være afsenderorienteret og indforstået i sin struktur, hvilket gør det vanskeligt for eksterne interessenter at finde relevante informationer.

På den baggrund bliver hjemmesidens design og struktur justeret med udgangspunkt i de informationer, brugerne fortrinsvis søger på hjemmesiden. Samtidigt vil både den danske og den engelske forside gennemgå et redesign, så disse også i højere grad afspejler brugernes behov. Den engelske forside vil ophøre med at være en direkte spejling af den danske for at kunne målrettes det internationale publikum.

Fleksible profil-hjemmesider til medarbejderne

Kortlægningen af udfordringerne på universitetets eksterne hjemmeside viste, at der er en særlig problemstilling vedrørende medarbejdernes personlige profilhjemmesider, som opleves som mangelfulde og ufleksible. Profilerne genereres i dag automatisk i PURE, og det er fx ikke muligt, at trække data om undervisningsaktiviteter ind på profilen eller imødekomme individuelle ønsker om fx integration af video og præsentationer.

For at imødekomme forskernes behov for en mere fleksibel ramme til præsentation af faglige profil og aktiviteter igangsættes nu et udredningsarbejde, der skal undersøge forskellige løsningsmuligheder.

Den videre proces

Den nærmere planlægning af projekterne og arbejdet med finde finansiering går nu i gang. Den konkrete implementering, som forventes at ske over en årrække, vil begynde i løbet af de kommende måneder.

Arbejdet med at implementere de øvrige forslag fra arbejdsgrupperne vil fortsætte løbende, eftersom arbejdsgrupperne fortsat har mange relevante forslag til forbedringer, der ikke alle kan implementeres på én gang. Styregruppen fortsætter indtil videre sit arbejde og vil følge implementeringen af arbejdsgruppernes forslag nøje for at sikre projekternes fremdrift og rette forankring.

Bag om projektet

Problemanalysen viste udfordringer for universitetets kommunikation - internt såvel som eksternt.

Universitetsledelsen nedsatte i april 2015 en styregruppe med fire underliggende arbejdsgrupper, der i løbet af 2015 skulle udarbejde forslag til forbedring af universitetets kommunikation.

Hver arbejdsgruppe ledes af et delt formandsskab mellem en VIP og en TAP. Fakulteterne har udpeget medlemmer til arbejdsgrupperne.

Arbejdsgrupperne har beskæftiget sig med følgende emner:

  • Web til studerende
  • Web til medarbejdere
  • Ekstern hjemmeside
  • Kommunikationspraksis

Alle fire arbejdsgrupper har afsluttet deres arbejde, og styregruppen er nu i gang med at prioritere og planlægge implementeringen af de mange forslag.

Universitetsledelsen har netop drøftet styregruppens prioritering af forslag til forbedring af universitetets webløsninger og forventer at behandle oplæg til ny kommunikationspraksis i slutningen af marts.

Læs mere

Administrativt, Teknisk/administrativ medarbejder, Alle AU-enheder, Aarhus Universitet, Videnskabelig medarbejder