Vi har pligt til at bruge vores faglighed i administrationen og spille os selv på banen, mener Nikolaj Harbjerg. Den 1. april tiltræder han jobbet som administrationschef på Health efter seks år i en tilsvarende stilling ved Aarhus BSS.

02.03.2018 | Ulla Krag Jespersen

Nikolaj Harbjerg tiltræder den 1. april som administrationschef på Health. Foto: AU Foto.

• Hvilke tre ord vil du bruge til at beskrive dig selv?

Jeg er meget dialogorienteret. Jeg er også resultatorienteret; jeg kan godt lide at levere det, vi skal levere. Og så kan jeg lide, når tingene bevæger og udvikler sig.

• Hvad bliver din første opgave?

Jeg vil først lære lugten i bageriet at kende. Lære at forstå hvad Health er for en størrelse. Hvad er det for en kultur, der er her? Hvad er det for mennesker? Hvad er vigtigt for institutterne? Jeg vil gerne en tur rundt på samtlige institutter, i samtlige administrative afdelinger, lære medarbejderne at kende. Og så vil jeg selvfølgelig bruge den læring til noget. Jeg vil gerne udfordre nogle ting, men jeg vil gøre det med respekt for det, der fungerer godt.

• Hvorfor gå til den samme stilling – bare på et andet fakultet? 

Health er et sted med rigtig mange udadvendte kontakter til sundhedssektoren, til region, kommuner og sygehuse. Der er en anden faglighed. Det er også et sted, hvor administrationen er involveret i strategiske spørgsmål på højeste beslutningsniveau, og hvor administrationen betragtes som en ligeværdig partner på fakultetet. Det synes jeg er positivt. Jeg har været mere end ni år på Aarhus BSS; nu havde jeg muligheden for at prøve noget nyt.

• Hvad har du med fra BSS, som du vil bruge på HE?

Først og fremmest vil jeg ikke antage, at de ting jeg kender fra Aarhus BSS, nødvendigvis virker på Health. Jeg vil starte med at stikke en finger i jorden. Men når det er sagt, så kan jeg jo se i Healths strategi, at man gerne vil være mere internationalt orienteret, man vil gerne være mere åben mod erhvervslivet, og det er områder, jeg har erfaring med fra Aarhus BSS.

• Hvad vil du beskrive som din største succes på BSS?

Jeg er meget tilfreds med, at vi har fået etableret et mere ligeværdigt samarbejde med institutterne. Da jeg kom til, bar forholdet mellem administration og institutter lidt præg af en ”os og dem”-tænkning. Jeg har været optaget af komme væk fra et simpelt kunde-leverandør-forhold og få skabt en mere reel samarbejdsrelation. For mig er der ingen tvivl om, at de løsninger, der fungerer allerbedst, er dem, vi ikke bare har siddet og lavet i et administrativt vakuum, eller som for den sags skyld er opfundet på et institut, uafhængigt af kendskabet til administrationen. De bedste løsninger er dem, vi skaber sammen.

• Hvad bliver din største udfordring som ny administrationschef på HE?

Min største udfordring bliver nok at forstå den kompleksitet, der ligger i næsten at være to organisationer på en gang – universitet og region. På Health er forskningsdagsordenen højt prioriteret, og det jeg har den mest indgående erfaring med, er uddannelsesområdet, så det bliver også nyt for mig at blive skarp på, hvad man administrativt kan gøre for at understøtte forskningsområdet.

• Hvad vil du konkret gøre for at understøtte og udbygge relationerne mellem administration og institutter?

Helt konkret vil jeg starte med at finde ud af, hvor vi er i dag. Hvordan fungerer samarbejdet, som det er nu? Hvad synes institutterne, hvad synes administrationen? Er der nogle områder, der helt oplagt trænger til at blive kigget mere på end andre? Man skal jo ikke reparere noget, der ikke er i stykker. Vi bliver ikke bedre af at fungere i et bevidstløst kunde-leverandørforhold, vi skal fokusere på at samarbejde om den fælles kerneopgave. Vi har et fælles sigtepunkt.

• I har på Aarhus BSS arbejdet med KPI’er (Key Performance Indicators) nogle steder i administrationen. Er det noget, du vil indføre her?

Om det ligefrem bliver KPI’er, ved jeg ikke, men man skal have nogle sigtelinjer for det, man gerne vil. Om det så hedder handleplaner brudt ned i mål, delmål og resultater, eller om man laver KPI’er, er ikke afgørende for mig. Det vigtige er, at vi ved, hvorfor vi er her, hvad vi skal nå, og om vi har succes med vores aktiviteter. Men vi skal have noget at holde vores resultater op imod. Og det er vigtigt, at man ikke sætter sig ned og formulerer mål og indsatser med sig selv i enrum. Det er noget, man skal have en dialog med brugerne om. Det handler også om kultur. Går vi til institutterne med et åbent sind? Lytter vi til, hvad der er brug for? Har vi kompetencerne og modet til at udfordre, når vi hører noget, vi undrer os over? For mig handler det meget om den tilgang, vi har til opgaven. Det kan være svært at lave en KPI på.

• Betyder det, at du gerne ser dine funktionschefer udfordre institutterne?

Helt absolut. Det skal selvfølgelig gøres ordentligt og med respekt, men vi har en faglighed og nogle kompetencer i administrationen, som gør, at vi også skal spille os selv på banen. Og det er ikke kun funktionschefer. Det kan være projektøkonomer, HR-medarbejdere, kommunikationsmedarbejdere og alle andre, der har noget faglighed at byde ind med. Når det er sagt, synes jeg, det er ligeså vigtigt, at institutterne udfordrer administrationen.

• Får Health med dig som administrationschef en strategi for, hvad administrationen skal levere af ydelser?

Jeg synes, det er rigtig farligt at lave en isoleret administrativ strategi. Strategien for administrationen skal jo hænge sammen med strategien for hele fakultetet, og optimalt skal det være en indlejret del af fakultetets strategi. Fordi de administrative funktioner er en uløselig del af vores kerneprodukter. Så jeg vil nok hellere tale om, at vi skal have nogle handleplaner, mål og succeskriterier for, hvordan vi lykkes med at understøtte den strategi, som vi selv er en naturlig del af.

• Har du allerede nu visioner, som indebærer ændringer på det administrative område?

Inden det kommer så vidt, er jeg i første omgang optaget af at lære Administrationscenter Health og det omgivende fakultet at kende. Jeg vil ikke blot antage, at det der fungerede godt på Aarhus BSS uden videre kan kopieres på Health. Jeg kan give et eksempel: På Aarhus BSS har vi lagt ph.d.- og HR-administrationen sammen, og det har været særdeles vellykket. Vi leverer bedre service, og vi gør det med færre ressourcer. Så det lyder jo umiddelbart som noget, man burde gøre over alt. Men jeg er fuldstændig klar over, at ph.d.-området på Health er fundamentalt anderledes end på Aarhus BSS. Det vil være et rent selvmål af mig at gå ind og sige: Det virkede godt, der hvor jeg kom fra, nu gør vi det også her. Det betyder ikke, at jeg ikke vil kigge på, om de organisationsstrukturer, vi har, er de rigtige. Det skal man gøre hele tiden.

• Hvad synes du om det dobbelte ophæng – du referer til både dekan og universitetsdirektør?

Det kan være en risikabel, organisatorisk struktur, fordi den bygger på god vilje og samarbejdsevne i hele systemet for at virke. Hvis man på fælles universitært og fakultetsniveau ikke er enige om de grundlæggende prioriteringer, så vil det ikke fungere. Jeg har selv oplevet, at det fungerer rigtig godt. Så kan man høste fordelene: Nemlig at varetage fakultetsspecifikke behov samtidig med, at vi er ét universitet. Et universitet, hvor der fortsat er behov for flere fælles administrative løsninger, fælles digital infrastruktur og at vi lærer af hinanden. Så der er meget godt at hente i det dobbelte ophæng.

• Hvordan vil du balancere besparelseskrav mod kravet om bedre service fra administrationen?

Det er vores rammevilkår. Det er det krydsfelt, vi befinder os i. Det kan virke som et paradoksalt krav; at vi skal levere bedre service samtidig med, at vi skal gøre det for færre ressourcer. På den anden side er vi en administration, der bliver stadigt bedre til at trimme vores processer, bl.a. fordi vi får bedre digitale redskaber. Når jeg kigger ud i fremtiden, ser jeg en administration, der er mindre, men som er mere digital, har færre manuelle arbejdsopgaver, og som måske har en mere rådgivende og strategisk karakter.

• Hvad er det så for funktioner, man ikke længere har om fx fem år?

Det er svært at sige konkret, men vi ved, at det kan lade sig gøre at understøtte mere lavpraktiske arbejdsgange. Det kan være steder, hvor der er standardhenvendelser. Hvis man fx får et stort antal enslydende henvendelser, kan man automatisere måden, man svarer på.

• Hvem er den private Nikolaj?

Jeg er fuldblods aarhusianer. Jeg er født og opvokset i Aarhus. Og bortset fra nogle år, hvor jeg var i København i Finansministeriet og nogle år, hvor jeg var i Silkeborg Kommune, så har jeg boet i Aarhus det meste af mit liv. Jeg bor i Risskov sammen med min kone og vores tre delebørn – tre piger på 11 år, de to er tvillinger. Når jeg ikke er på arbejde, kan jeg godt lide at løbe. Jeg spiller lidt tennis og prøver at få tid til at læse bøger. Jeg læser en blanding af noget underholdningspræget og noget, der stimulerer mig lidt mere. Jeg har lige læst Halvbroderen af Lars Saaby Christensen, det er en fantastisk bog. Og så har jeg det meste af Murakamis forfatterskab stående og har planer om at komme igennem det hele. Jeg går også meget op i musik. Jeg har lige været til Morrissey-koncert i Dublin. Jeg hører Nick Cave, The National og glæder mig til at skulle til Northside til sommer.