Udenlandske bedømmere får nu deres udgifter hurtigere refunderet. Et nyt afregningssystem på ph.d.-skolerne på Health, NAT og TECH har nemlig nedbragt sagsbehandlingstiden fra to måneder til fem hverdage. Det er et godt eksempel på, hvordan fælles systemer på tværs af fakulteter kan forbedre den service, fagmiljøerne får – og så er der positiv feedback fra bedømmerne.

29.09.2020 | Anders Hylander

Foto: Lars Kruse, AU Foto

Hvert år gæster mere end 300 udenlandske bedømmere Health, NAT og TECH for at deltage i ph.d.-forsvar. Det er en stor gevinst for de faglige miljøer, og selvom det umiddelbart lyder som en relativt lille flok, er der brugt en del ressourcer på at administrere refusion af de udgifter, der er forbundet med besøgene. Det har et nyt afregningssystem nu ændret på.  

Siden 1. juni i år har det gjort sagsbehandlingen markant mere smidig på ph.d.-skolerne på Health, NAT og TECH.

Christina B.B. Christensen, der er ph.d.-administrator ved Health, NAT og TECH og en central del af projektet er imponeret over de markante forbedringer, der er sket på kort tid.

”Det overordnede formål med projektet har været at sikre, at vores udenlandske bedømmere får en god oplevelse i mødet med AU’s administration. Tidligere tog det op til to måneder for os at få bedømmernes udgifter refunderet til dem. Med det nye system kan vi gøre det inden for fem hverdage. Det har vi i sagens natur fået en del positiv feedback for,” siger hun.

Tidligere skulle de udenlandske bedømmere blandt andet udfylde en del blanketter i hånden. Det gjorde det både tidskrævende for dem – og for de administratorer på AU, der bagefter skulle gennemgå blanketterne. Med det nye system er al dokumentation i forbindelse med afregningen samlet digitalt ét sted. Det er også en fordel i forhold til GDPR, fordi alle informationer nu er samlet i et lukket system.

Dynamik og erfaringsudveksling på tværs af fakulteter

Christina B. B. Christensen glæder sig især over, at man allerede har fået positive tilbagemeldinger fra de udenlandske bedømmere. Hun mener desuden, at projektet er et godt eksempel på de fordele, der kan være i at have administrative afdelinger på tværs af fakulteterne.

”Det har givet en rigtig god dynamik i dette projekt, at vi har kunnet trække på hinandens erfaringer fra de involverede fakulteter og administrative enheder. Det giver mulighed for at ryste posen og gøre tingene på nye måder. Samtidig giver det den enkelte medarbejder en større forståelse for AU som organisation, fordi man arbejder tæt sammen med kollegaer fra mange andre steder i forretningen,” forklarer Christina B.B. Christensen.

Hun understreger dog, at overgangen til nye systemer og arbejdsgange altid er svær – og at dette projekt ikke var nogen undtagelse.

”Selvom vi har fulgt den samme bekendtgørelse, før vi blev lagt sammen til en samlet administration for Health, NAT og TECH, så har vi lavet udenlandske refusioner på forskellige måder. Så det har vi brugt lidt tid på – og vil fortsat gøre det. Men et projekt som dette er i mine øjne med til at skubbe samarbejdet på tværs af fakulteterne i den rigtige retning,” mener hun.

Afregningssystemet er ud over ph.d.-skolerne på Health, NAT og TECH også blevet implementeret på Arts.

Om ph.d.-og talentadministration ved Health, NAT og TECH:

• Afdelingen blev etableret i februar i år og sammenbragte Forskeruddannelsen ved Health og Ph.d.-administrationen ved Nat-Tech. Den består af ca. 30 medarbejdere.
• Afdelingen har ansvaret for administration af fakulteternes ca. 1400 ph.d.-studerende
• De varetager administrative opgaver i forbindelse med bl.a. opslag, indskrivninger, stipendietildelinger, kvalifikationseksamener, arbejds- og opholdstilladelser, HR- og personaleadministration og bedømmelser på tværs af de tre fakulteter. De har desuden ansvaret for at drive og afvikle ca. 150 ph.d.-kurser årligt.
• Læs mere om ph.d.-og talentadministration ved Health, NAT og TECH.

Om artikelserien:

Universitetsdirektør Arnold Boon ønsker med denne artikelserie at sætte fokus på vigtige driftsopgaver i de forskellige hjørner af administrationen. Formålet er at give AU’s medarbejdere et indblik i, hvilke typer opgaver deres kollegaer i administrationen løser – og at få belyst nogle af de opgaver, der ikke altid får så megen opmærksomhed.