AU har besluttet at bruge Zoom som primær teknisk løsning til at afvikle undervisning og eksamen digitalt. For at opnå den bedste it-sikkerhed skal du altid bruge den officielle AU Zoom og sørge for at opdatere Zoom-klienten.

17.04.2020 | Camilla Schrøder

Corona-krisen har medført en markant stigning i brugen af Zoom på verdensplan, og man har i den seneste tid kunnet læse en del kritiske historier i medierne om IT-sikkerheden hos Zoom.

AU har nu foretaget en umiddelbar risikovurdering, og hovedbudskabet til alle undervisere og studerende er, at man gerne må bruge Zoom til undervisning og eksamen, så længe man bruger den officielle AU Zoom-instans og ikke behandler følsomme personoplysninger eller fortrolige data i den sammenhæng.

AU har en aftale med Zoom gennem Danish e-infrastructure Cooperation (DeiC), og den aftale indeholder alle de betingelser om databeskyttelse, man almindeligvis vil forvente af en europæisk aftale.

Søren Broberg Nielsen, DPO på Aarhus Universitet, fremhæver, at AU’s samlede løsning derfor er en anden end den gratisversion, som omtales i medierne. Og at det er afgørende, at man bruger AU’s officielle Zoom-instans.

”Alle medarbejdere og studerende skal altid bruge AU’s særlige Zoom-løsning, som er beskyttet via aftalen med DeiC. Man må til gengæld ikke benytte den gratisversion, der findes eller købe licens til den almindelige version fra Zoom’s egen hjemmeside”, siger Søren Broberg Nielsen og fremhæver, at DeiC’s løsning er etableret med henblik på universiteternes brug.

Også mundtlige eksamener i Zoom

Zoom er også den digitale løsning, AU vil benytte til digitale mundtlige eksamener, da det er den bedst egnede løsning til formålet på grund af Zoom’s brugervenlighed, stabilitet samt ikke mindst den særlige løsning, som AU kan få via DeiC med login via WAYF og i et beskyttet servermiljø i Skandinavien.

Zoom må dog ikke anvendes, hvor der behandles følsomme personoplysninger eller fortrolige data. Derfor kan underviser og censor ikke votere eller afgive karakterer på Zoom. Som et led i den øvrige planlægning af de mundtlige digitale eksamener arbejder man på at finde en enkel og holdbar løsning for karaktergivningen.

Identifikationen af andre eksamensformer, der kan være påvirket af forhold om følsomme personoplysninger eller fortrolige data, og hvordan dette håndteres, vil indgå i den samlede plan for omlægning af eksamen til digitale løsninger, som forventes at være klar senest 1. maj.

AU’s risikovurdering af Zoom omfatter både menneskelige, organisatoriske og tekniske forhold – internt såvel som eksternt. Den opdateres løbende, og AU gør kontinuerligt et stor arbejde med at tilpasse de tekniske og organisatoriske foranstaltninger i forhold til at sikre IT-sikkerheden og beskyttelsen af de registreredes rettigheder i AU’s særlige Zoom-løsning.

Brug altid AU’s officielle Zoom

• Du får adgang til AU’s officielle Zoom-instans ved at oprette dig gennem Blackboard, zoom.au.dk eller aarhusuniversity.zoom.us.
• Hold din Zoom-klient opdateret. Zoom udvikler løbende på deres teknologi i forhold til at styrke IT-sikkerheden. Derfor er det vigtigt, at du opdaterer din Zoom-klient til den nyeste version, når der kommer en opdatering.
• Benyt aldrig en gratisversion af Zoom, og køb ikke licens til den almindelige version fra Zoom’s egen hjemmeside.
• Læs mere om IT-sikkerheden på AU’s Zoom-løsning på DeiC’s hjemmeside