Det er lørdag morgen, og de lægger ud med fællesspisning. Full English Breakfast med bacon, æg og hele svineriet. Det er projektlederen, der er kok – og der er mad til alle fremmødte. Alt imens der gumles, gennemgår projektlederen dagens kampplan. Som altid bliver det en lang og intens arbejdsdag i IT-systemernes tegn.

30.10.2020 | Anders Hylander

IT-medarbejdere arbejder på højtryk under et af de såkaldte AU-Servicevinduer. Foto: AU IT

Sådan starter medarbejderne normalt, når der er indkaldt til arbejdsweekend i AU IT og AU Økonomi og Bygninger for at opdatere og vedligeholde universitets mere end 600 forskellige systemer og services –  de såkaldte AU-Servicevinduer. De fleste af os kender dem bedst som en enkelt servicemeddelelse med overskriften ”Begrænset IT i denne weekend”.

Der bliver desværre ingen fællesspisning for AU’s IT-krigere, når de i weekenden d. 14.- og 15. november udfører det 30. servicevindue siden 2013 på universitetets IT-systemer. Corona har – som i så mange andre sammenhænge – stukket en kæp i hyggehjulet. Så de fleste medarbejdere, der er involveret i arbejdet, må sidde hjemme - sammen, men hver for sig!  

Henrik René Poulsen er IT-konsulent i AU IT med særligt ansvar for økonomistyringssystemet, Navision. Når servicevinduet i november går i gang, har han for længst styr på de konkrete opgaver, han skal have løst i det tidsrum, han har til rådighed, mens de fleste andre medarbejdere på AU holder velfortjent weekend.

”Servicevinduerne planlægges flere måneder i forvejen, så nærmest hver en bit koordineres – og der er styr på, hvem der gør hvad på hvilke tidspunkter. Det er nøglen til succes. Vinduerne ligger desuden altid i weekender, da vi er nødt til midlertidigt at afbryde folks adgang til de systemer, vi skal opdatere. Så vi forsøger at finde tidspunkter, hvor det forstyrrer færrest muligt,” siger Henrik René Poulsen.

På sin to-do-liste til servicevinduet i november har han en række standard-opdateringer til Navision, som er det system, der ligger bag alle økonomiske transaktioner på Aarhus Universitet. Og selvom det er en intens og travl arbejdsdag, der oven i købet ligger i weekenden, så er det ikke ”all bad”, forklarer han:

”Det er selvfølgelig bedst, når vi kan mødes fysisk, og Peter Blankholm (IT-projektleder, red.) har lavet morgenmad til os alle sammen. Så kan vi også bedre få skabt en gejst om vores fælles mål om at nå de opdateringer, vi har planlagt. Gejsten kan vi dog godt skabe, selvom vi ikke sidder fysisk sammen. Derfor er det faktisk en temmelig hyggelig arbejdsdag. Også selvom de altid ligger i weekenden.”

Han tilføjer med et smil, at han og kollegaerne har foreslået projektlederen at bringe maden ud til de respektive hjemmekontorer til det næste servicevindue. Den forespørgsel hænger dog stadig i luften.

Tæt samarbejde med økonomi

Arbejdet med servicevinduerne times og tilrettelægges nøje med kollegaer fra andre afdelinger på universitetet. For Henrik René Poulsen er der daglig kontakt og samarbejde med økonomiafdelingen for hvem, Navision er den digitale rygrad i arbejdet med at sikre, at AU’s økonomi fungerer så gnidningsfrit som muligt.

”Det er i tæt dialog med kollegaerne i Økonomi, at det besluttes, hvilke opdateringer vi skal prioritere i servicevinduet i forhold til det system, jeg arbejder med. Derfor har jeg et meget tæt og godt samarbejde med mine kollegaer i den afdeling,” siger Henrik Rene Poulsen.

Ud over AU Økonomi og Bygninger er AU HR og AU Uddannelse også involveret i arbejdet. Derudover bidrager en række studentermedhjælpere, der blandt andet kan give et vigtigt brugerperspektiv, når det er de studierettede systemer, der opdateres.

30 servicevinduer siden 2013

Peter Blankholm, der er IT-projektleder, har været med til samtlige 30 servicevinduer. Han husker tydeligt, hvordan det var i starten.

”Under de første servicevinduer sov vi på skift i soveposer på kontorene, da vi arbejdede i skiftehold. Det var nødvendigt for at skabe de rigtige tekniske omstændigheder for opdateringerne i serverrum, hvor vi arbejdede. Det var sjovt, men det gør vi nu ikke længere, da vores serverrum er langt mere robust i dag”.

Udover at være den, der holder fast i tovene, sørger Peter Blankholm som nævnt også normalt for morgentraktement til de medarbejdere, der er mødt ind.

”I weekenderne med servicevinduer arbejder vi ekstremt hårdt. Flere af os i døgndrift. Lidt godt morgenmad, synes jeg, er et passende skulderklap til mine kollegaer, der bruger deres weekend på at knokle en vis legemsdel ud af bukserne for at holde AU’s IT-systemer i tiptop-stand”.

Både Henrik René Poulsen og Peter Blankholm ser frem til, at vi forhåbentlig snart er på den anden side af corona og igen kan få vores daglige gang på AU.

”Alting - koordination, kommunikation og kollegial hygge - det hele, er bare noget sværere, når vi ikke sidder samlet,” afrunder Peter Blankholm.

Fakta om AU-Servicevinduer:

• Op mod 30 medarbejdere – primært i AU IT – men også i Økonomi og Bygninger, HR, Uddannelse og Facility Management bruger hvert år fire weekender på AU Servicevinduerne.
• Formålet med vinduerne er at foretage vigtige og omfattende opdateringer af AU’s IT-systemer og infrastruktur, som fx kan indeholde nye funktionaliteter og sikkerhedsopdateringer.
• Derudover bruges mange morgener, aftner og nætter på mindre opdateringer af systemerne.
• IT-servicevinduerne varsles i organisationen med op til 6 år i forvejen og kan desuden altid ses på www.serviceinfo.au.dk sammen med de øvrige servicevinduer og akutte driftsforstyrrelser.
• I weekender med servicevinduer kan der ofte være ingen eller begrænset adgang til AU’s IT-systemer for brugerne, som er både studerende, medarbejdere, og samarbejdspartnere.
• I weekenden d. 14. og 15. november er det 30. gang, der udføres et IT-servicevindue på AU siden 2013, hvor servicevinduerne blev implementeret på AU.

Om artikelserien:

Universitetsdirektør Arnold Boon ønsker med denne artikelserie at sætte fokus på vigtige driftsopgaver i de forskellige hjørner af administrationen. Formålet er at give AU’s medarbejdere et indblik i, hvilke typer opgaver medarbejdere i administrationen løser – og at få belyst nogle af de opgaver, der ikke altid får så megen opmærksomhed.