Aarhus Universitet har knap 40.000 alumner i sit Alumnenetværk. Men hvordan skaber og vedligeholder man tætte relationer i så stort et netværk? Her hjælper AU’s CRM-system med at håndtere de mange kontakter i netværket og letter dagligt arbejdet for alumnekoordinatorer på tværs af universitetet.

11.10.2021 | Lonni Klitgaard

Erhvervsudvalget besluttede i juni 2019 at gøre AU’s Customer Relations Management- system (CRM) til platform for en mere professionel håndtering af universitetets eksterne kontakter og relationer. Selvom projektet stadig er i implementeringsfasen, så viser der sig allerede nu konkrete værdifulde resultater af satsningen, ikke mindst for universitetets Alumnenetværk.  

Erhvervsudvalget godkendte sidste år en ny alumnestrategi, der styrker den fælles og koordinerede indsats, så alle universitetets alumner, uanset tilhørsforhold, oplever at være en del af Alumnenetværket. Her spiller AU’s Customer Relations Management-system en helt central rolle, når de enkelte alumnekoordinatorer skal håndtere kontakten og kommunikationen med alumnerne i netværket.

”CRM-systemet er det vigtigste værktøj i min værktøjskasse i forbindelse med netværket. I alumneregi har CRM tre vigtige funktioner. En samlet database over alle alumner i netværket, håndtering af samtykker, samt et vigtigt kommunikationsmodul”, siger alumnekoordinator på AU, Line Axelsen.

Men hvordan fungerer CRM-systemet egentligt, og hvordan hjælper det konkret med at styrke relationen til alumnerne?

CRM-systemet er en kaffekværn
CRM-systemet kan illustreres vha. en kaffekværn. Kaffebønnerne er alumnedata fra henholdsvis STADS, Folkeregistret samt selvindtastede data fra alumnerne. Ved at dreje på håndtaget til kaffekværnen laver CRM en lækker og varm kop kaffe, der styrker alumnekoordinatorernes relationsarbejde.   

GDPR-håndtering og nyhedsbreve
Et konkret værdifuldt output af CRM-systemet er, at al data er centralt samlet ét sted. I forbindelse med alumnearbejdet skal AU håndtere store mængder af information og data på alumnerne i netværket. Det kan være e-mailadresser og nuværende stillingsbetegnelser, der i CRM monitoreres og håndteres smidigt og professionelt, ikke mindst i forhold til GDPR.

En central del i relationen mellem universitetet og alumnerne er at kunne sende e-mails direkte til medlemmerne af netværket med information om tilbud, spændende artikler om bl.a. kendte AU-alumner, arrangementer mv. Her bidrager CRM-systemet helt konkret gennem dets nyhedsbrevsmodul, hvor samtykket allerede er indhentet i forbindelse med tilmeldingen til netværket, jf. GDPR-lovgivningen. Nyhedsbrevsmodulet har også et statistikmodul, så alumnekoordinatorerne helt konkret kan se, hvor mange der har åbent nyhedsbrevet, klikket på et tilbud m.v., som er med til at kvalificere fremtidige nyhedsbreve.

”CRM skaber stor værdi ved at gøre det muligt for os alumnekoordinatorer at formidle forskningsnyheder og eventinvitationer til alumner. Derudover promoverer vi også tilbud som eftervidereuddannelsestilbud”, udtaler alumnekoordinator på AU, Line Axelsen.

Datasegmentering 
Et andet værdifuldt output fra CRM-systemet er den lette måde, hvorpå koordinatorerne kan udforske og segmentere data. Dette arbejde forgår helt konkret i forbindelse med indberetningen til internationale ranglister som f.eks. QS, hvor universitetet bliver målt på, i hvor høj grad alumner er beskæftiget i forhold til andre universiteter. 

Her kan CRM-systemet bruges til let at segmentere alle alumner i netværket på baggrund af deres stillingsbetegnelse. Med udgangspunkt i stillingsbetingelser kan man finde frem til konkrete alumner, der arbejder med f.eks. HR, og som kan besvare et specifikt spørgeskema omkring, hvorvidt de har alumner fra AU ansat i deres specifikke organisation. På denne måde sparer alumnekoordinatorerne megen tid, da de nemt kan række ud til en relevant målgruppe. 

CRM-systemet spiller en stor rolle i AU’s håndtering af eksterne relationer og skaber smidige arbejdsgange for medarbejderne, der ikke behøver håndholde uopdaterede excel-ark. Og helt konkret understøtter det i særlig grad universitetets relation til de 40.000 alumner i netværket.

Næste skridt i CRM-projektet bliver integration med Aarhus Universitets eventhåndteringssystem Conference Manager først i 2022. 

Hvis du vil vide mere... 
Hvis du vil vide mere om AU CRM og dets muligheder, kan du læse mere her 

Vil du som medarbejder høre mere om mulighederne i Alumnenetværket, kan du kontakte den fakultetsspecifikke alumnekoordinator her 

Er du alumne og endnu ikke medlem af netværket, kan du tilmelde dig her

---

 

FAKTA OM CRM OG ALUMNEARBEJDET PÅ AU:

AU CRM
AU CRM skal på sigt være det autoritative system for erhvervsdata for AU ved at være det system, der samler, vedligeholder og udstiller data internt på AU. Ud over indsamling og håndtering af data bruges AU CRM også som kommunikationsværktøj til eksterne relationer, da AU CRM bl.a. indeholder et nyhedsbrevsmodul. Der udsendes årligt 950.000 e-mails via CRM. AU CRM består af en projektdel og en driftsdel. Læs mere her 

ALUMNEARBEJDET PÅ AU
En alumne betegnes som en tidligere studerende, som har afsluttet sin uddannelse på Aarhus Universitet (AU). Flere end 21% af alumner fra AU er registreret i Alumnenetværket. Alumnenetværket, som rummer knap 40.000 personer, er et netværk, som alumner, medarbejdere, studerende, ph.d.’ere, udvekslingsstuderende og få øvrige kan blive gratis medlem af.