Arbejdet med implementeringen af det nye fælles planlægningssystem er nu i sin afsluttende fase, og inden længe er systemet i brug på hele Aarhus Universitet. Tre af projektets hovedpersoner deler her deres erfaringer fra den massive digitale transformation.

23.03.2021 | Anders Hylander

Arbejdet med implementeringen af det nye fælles planlægningssystem er nu i sin afsluttende fase, og inden længe er systemet i brug på hele Aarhus Universitet. Foto: AU foto

At indføre et nyt fælles planlægningssystem til undervisning og eksamen på tværs af fem fakulteter er selvsagt ikke noget, man bare lige gør i et snuptag. Nej, det er tværtimod et eksempel på en kolossal digital transformation, der kræver forandringer i måder at tænke og arbejde på både på institutterne, fakulteterne og i administrationen. Implementeringen har derfor krævet et tæt samarbejde mellem de lokale og fællesadministrative enheder og ikke mindst fagmiljøerne.

Hvert fakultet havde inden det fælles planlægningssystem forskellige udgangspunkter, systemer og måder at håndtere undervisnings- og eksamensplanlægning på. Derfor har det fra starten været vigtigt, at arbejdet med den organisatoriske implementering tager afsæt i forholdene lokalt. Og det er det stadigt.

På Aarhus BSS er det studiechef Anni Bækgaard Langberg, der leder den lokale implementering. Hun fremhæver, at man på fakultetet hele vejen igennem har forsøgt at have en tæt dialog mellem fagmiljøer, arbejdsgrupper og styregrupperne på henholdsvis Aarhus BSS og AU.

”Et første og enormt vigtigt skridt hos os var at få nedsat en lokal styregruppe på fakultetet med bred repræsentation fra institutterne og administrationen. En af gruppens hovedopgaver har hele vejen igennem været – og er stadig - at diskutere og finde løsninger på de bump på vejen, man oplever i de forskellige faser ved at implementere et nyt planlægningssystem, og som griber ind i alle hjørner af planlægningen og årsplaner hele vejen rundt,” fortæller hun.

Ud over styregruppen blev der nedsat en række arbejdsgrupper, som bestod af medarbejdere, der sidder med systemerne til dagligt og derfor har en grundig forståelse af de behov og udfordringer, der opstår ved et nyt system. Arbejdsgrupperne har spillet en central rolle med at kvalificere de beslutninger, fakultetets styregruppe har skullet træffe undervejs.

Åbenhed om behov, forventninger og problemer

Styregruppen på Aarhus BSS har især været opmærksom på de konsekvenser, det nye system får for underviserne, som i mange tilfælde skal justere den måde, de er vant til at planlægge undervisning og eksamener på.

”Det har været afgørende, at vi løbende har kunnet tale åbent med vores kollegaer i fagmiljøerne om behov, forventninger og ikke mindst de problemer, der er i sagens natur opstår undervejs, når man laver så markant en forandring som denne,” siger Anni Bækgaard Langberg og fremhæver, at den åbne dialog har været nyttig for at kunne tilpasse systemet og sikre en glidende overgang:

”På et projekt som dette er det altafgørende, at vi får faglighed, pædagogik og administration til at gå hånd i hånd. Projektet har endnu engang mindet mig om, at vi i administrationen skal være meget bevidste om, hvordan nye systemer påvirker arbejdsgangene i fagmiljøerne,” pointerer hun.

Ligesom på Aarhus BSS har der været lokale styregrupper på alle fakulteter. De har alle været repræsenteret i projektets centrale styregruppe, hvor Anni Bækgaard Langberg repræsenterede Aarhus BSS sammen med institutleder Jacob Eskildsen og daværende prodekan Per Andersen.

Rollefordeling og fælles fodslag giver flyvehøjde

I Studiesystemer i AU Uddannelse har programleder Per Guldbæk Larsen været med helt tilbage fra udbudsfasen og har bidraget til at koordinere implementeringen på tværs af de fem fakulteter. Han har fra starten haft skarpt fokus på, at selve den tekniske implementering af det nye system kun er en mindre del af projektet. Størstedelen af arbejdet ligger i de forandringer, der skal skabes i processer, arbejdsmåder og kultur rundt om selve systemet.

”Det har været afgørende, at vi har fået skabt en klar rollefordeling, der groft skitseret går ud på, at vi fra fællesadministrativt hold har det overordnede projektansvar, mens vores kollegaer på fakulteterne har haft til opgave at være i tæt dialog med brugerne ude i fagmiljøerne,” siger Per Guldbæk Larsen og peger på den vigtige rolle, fakulteterne har haft med at skræddersy kommunikationen og den praktiske uddannelse i systemet til slutbrugerne.

”Dette projekt har bekræftet mig i et af de vigtigste læringspunkter, jeg har med fra mine år som projektleder – nemlig, at implementering, træning og kommunikation helst skal foregå så lokalt som muligt. Vores vigtigste rolle som fællesadministration er at understøtte fakulteternes processer og sørge for fælles løsninger og standarder, så vi når de mål, der er sat på AU,” siger Per Guldbæk Larsen.

Vicedirektør i AU Uddannelse og øverste ansvarlige for implementeringen af det nye system, Kristian Thorn, glæder sig over det fælles fodslag, der er ved at blive skabt, og ser det som et vigtigt udgangspunkt for at give planlægningssystemet flyvehøjde.

”At finde fælles løsninger er essentielt for at nå vores mål med projektet. Derfor arbejder vi på at få skabt et solidt grundlag i form af ét system og fælles procedurer og arbejdsgange. Det vil give et godt udgangspunkt for det videre arbejde,” siger han og peger på den brede projektorganisation med repræsentation fra de lokale styregrupper og samarbejdet mellem AU IT og AU Uddannelse som et vigtigt fundament for arbejdet. 

Digital transformation dækker hele projektets livscyklus

Den tekniske implementering af selve systemet nærmer sig sin afslutning. Den ene af systemets to hovedkomponenter TermTime, som bruges til undervisningsplanlægning, er snart i brug på hele AU. Den anden komponent, ExamTime, forventes at være klar inden udgangen af 2021. Fokus skifter derfor nu til primært at handle om, hvordan man opfylder de organisatoriske målsætninger med det nye system. Ifølge Per Guldbæk Larsen er det også en del af den digitale transformation.

”Den digitale transformation dækker hele projektets livscyklus – ikke kun selve systemimplementeringen, som man kunne fristes til at tro. I de næste par år har vi blikket rettet mod de mål, vi formulerede ved projektstarten tilbage i 2016 om bedre lokaleanvendelse – og på den måde på sigt frigive ressourcer til universitetets kerneaktiviteter,” afslutter han.

Fakta om det nye fælles planlægningssystem:

• Projekts mål er blandt andet at skabe bedre data på lokaleanvendelse og dermed optimere lokaleanvendelsen på tværs af AU. Dette vil på sigt frigive ressourcer, der pt. bliver brugt på husleje, til universitetets kerneaktiviteter.
• Projektet har kørt siden 2016 og har haft en styregruppe med bred repræsentation fra hele AU. Derudover her der været nedsat lokale styregrupper, en procesarbejdsgruppe mv. for blandt andet at sikre forbindelsen mellem projektledelsen på det fællesadministrative niveau og de lokale brugere.
• I marts 2021 bliver systemets ene hovedkomponent, TermTime, anvendt til undervisningsplanlægning på en stor del af AU. Den anden hovedkomponent, eksamensplanlægningssystemet ExamTime, forventes at være i brug senere på året.
• En af de helt store forandringer veddet nye system er skiftet fra tilmeldingsbaseret planlægning til såkaldt curriculumbaseret planlægning. Målet med det er at give undervisere og studerende tidligere adgang til deres skemaer, end det er tilfældet i dag.