I en ny artikelserie ønsker universitetsdirektør Arnold Boon at sætte fokus på vigtige driftsopgaver fra de forskellige hjørner af administrationen. I denne omgang rettes fokus på opgaven med eksamens- og undervisingsplanlægning – der løses flere gange årligt på hele AU. Artiklen kigger inden for hos Nat-Tech Uddannelse, hvor de snart tager et nyt fælles AU-planlægningssystem i brug.

27.02.2020 | Anders Hylander

Foto: Anders Trærup/AU Foto

Det er et puslespil med 38.000 brikker at få eksamen- og undervisningsplanlægningen til at gå op. Lige så mange brikker, som der er studerende på AU. Og det er ikke kun de studerende, der skal tages hensyn til i planlægningen. Underviserne er en essentiel del af den planlægning, der leveres af studieadministrationerne i AU’s fire administrative centre.

Marie Oue Hansen, der er projektleder i Nat-Tech Uddannelse, forklarer lidt om de mange detaljer, planlæggerne skal være opmærksomme på for at nå et godt resultat:

”Som planlæggere skal vi for eksempel tage hensyn til studiekombinationer og graden af valgfrihed i studieprogrammer. Vi ser også på, hvornår underviseren har forskningsaktiviteter, og der skal være huller imellem den enkelte studerendes eksamener og meget andet. Alt sammen noget, der kan lyde som mindre detaljer, men som rent faktisk betyder meget for de studerende og underviserne, og som stiller krav til planlægningsprocessen.”

I Nat-Tech Uddannelse er de otte medarbejdere, der sidder med eksamens- og undervisningsplanlægningen, i gang med udrulningen af det nye fælles planlægningssystem på Aarhus Universitet. Det sker sideløbende med, at driften håndteres. De første konkrete skridt i overgangen tages i slutningen af marts – og så udrulles systemet på Nat-Tech henover foråret.

”Vi er meget opmærksomme på at skabe sikker drift i implementeringsfasen. Det gør vi fx ved at dele overgangen over i mindre bidder, så vi ikke gør det hele på én gang. Derudover arbejder vi med kontinuerlig sparring, så vi løbende lærer af hinandens erfaringer” siger Marie Oue Hansen, der fremhæver, at det er en stor opgave at overgå fra det nuværende system til et nyt fælles system for hele AU.

”Det nye system er bedre designet til såkaldt curriculum-baseret planlægning, som AU arbejder hen imod fra den nuværende enrolment-baserede planlægning. Derudover giver et nyt fælles system for hele AU os nye muligheder for sparring og videndeling på tværs af fakulteterne – vi kommer nu til at dyrke planlægning som en fælles disciplin i højere grad, end vi hidtil har kunnet,” siger Marie Oue Hansen.

Hun fremhæver desuden, at med det nye system vil alle lokaler til undervisning og eksamen blive administreret og koordineret i det fælles planlægningssystem. Det giver mulighed for optimering af lokaleanvendelse.

Det nye planlægningssystem åbner op for en række muligheder, der kan forbedre de services, undervisere og studerende får – både på kort og lang sigt. Skemavisningen kan fx bedre skræddersyes til den enkelte bruger, og så kan de studerende og undervisere fx trække informationer ned på deres telefon og få automatiske kalenderopdateringer.

Universitetsdirektøren lægger vægt på, at personlige og valide skemaer er afgørende for, at studerende og undervisere kan planlægge deres hverdag – og for, at universitetet udnytter sine lokaler bedst muligt.

”Planlæggerne fortjener stor anerkendelse for det puslespil, de hvert eneste semester får til at gå op. Når vi om lidt overgår til en nyt fælles system på tværs af AU, er visionen at sikre undervisere og studerende tidlige skemaer i et tidssvarende, fælles system. En stor cadeau til de medarbejdere, der knokler for at tage det nye planlægningssystem i brug og for at se på, hvad der tjener universitetet bedst fremadrettet”, siger Arnold Boon.

Læs mere om udrulningen af det nye fælles planlægningssystem:

• Seneste nyhed: Et skridt tættere på et nyt planlægningssystem
• Information på projektsitet 

Fakta om Curriculumbaseret planlægning:

Curriculumbaseret planlægning betyder, at skemaer for undervisnings- og eksamensaktiviteter tager udgangspunkt i kendte elementer i det aftalte kursuskatalog koblet med forventninger til, hvordan de studerende vil vælge og sammensætte fag. 

Curriculumbaseret planlægning forekommer allerede i stor udstrækning på flere uddannelser på AU. Planlægningsformen står i kontrast til tilmeldingsbaseret planlægning, hvor skemaer tilrettelægges ud fra de tilmeldinger, der kommer fra de studerende.