Der har været godt gang i den på institutsekretariatet på jura i den seneste tid. Eksamenerne har skullet planlægges og afvikles – og nedlukningen og den gradvise genåbning har i den grad sat sit præg på omfanget og kompleksiteten af opgaven.

27.05.2020 | Anders Hylander

På institutsekretariatet på jura er de nu for alvor begyndt at se frem til en mere normal hverdag på den anden side af nedlukningen. Det sker efter en ekstra travl periode, hvor eksamensplanlægning og -afvikling har været en endnu større opgave end normalt. For eksempel har opgaven med at besvare spørgsmål fra de studerende trukket tænder ud. Inger Nyholm Krog, administrativ medarbejder på jura, fortæller:

”De studerende fik mulighed for selv at vælge deres eksamensdage på nogle datolister, der plejer at komme rundt på holdene. Men på grund af nedlukningen fik de i stedet for lov til at sende mig en mail med deres ønsker. Det gjorde, at jeg i løbet af et par dage modtog over 300 mails med de studerendes ønsker og forskellige spørgsmål om eksamen.”

Eksamensplanlægningen på instituttet var egentlig stort set på plads, da nedlukningen kom i marts. I forlængelse af nedlukningen skulle alle eksamener som bekendt omlægges til at være online. Og med den seneste udmelding, der gjorde det muligt at afvikle både onsite- og online-eksamener, har det igen været nødvendigt at ændre planerne – og koordinere med eksaminatorer og censorer på ny.

Eksamensafviklingen har også krævet, at instituttet i højere grad har skullet koordinere mellem enhederne. For eksempel skal IT-afdelingen servicere alle eksamenslokaler, rengøringen skal stå løbende til rådighed hen over eksamensdagen - og bygningsdriften skal indrette lokalerne anderledes for at opretholde kravet om afstand.

”Det har været noget af et puslespil at få alle ender til at nå sammen, men indtil videre er alt klappet – ikke mindst på grund af et godt samarbejde med vores IT-supporter,” siger Inger Nyholm Krog.

Vigtig læring at hente fra nedlukningen

Udover at arbejdet med eksamensplanlægning og -afvikling har krævet en stor ekstra indsats i sekretariatet, hæfter de sig ved, at der er vigtig læring at tage med fra nedlukningen. Pia Schytz, administrativ medarbejder på jura, fortæller:

”Vi er klart blevet mere bevidste om, hvor effektive vi rent faktisk kan være hjemmefra. Det tænker jeg, at vi kan bruge fremadrettet. Vi skal selvfølgelig være opmærksomme på, at der går noget tabt, når vi ikke lige kan stikke hovederne sammen og vende ting – det bliver ofte lidt mere omstændeligt på distancen.”

En konkret læring har været brugen af diverse digitale platforme til understøttelse af de administrative opgaver. I sekretariatet er alle medarbejdere i løbet af denne periode blevet dus med brugen af Skype, Teams og Zoom.

”I hele perioden har vi brugt de forskellige platforme til afvikling af møder og til afviklingen af de mundtlige eksamener,” siger Pia Schytz, der hæfter sig ved, at visse møder i fremtiden også efter nedlukning vil kunne afvikles mere effektivt med Zoom.

De to medarbejdere ser nu frem til igen at få deres daglige gang i sekretariatet på Bartholins Allé i Universitetsparken.

”Det, der bliver fedest ved at komme tilbage, er at få kollegaerne tæt på igen - og kigge rigtigt på hinanden, når vi taler sammen,” afslutter Pia Schytz.

Om artikelserien:

Universitetsdirektør Arnold Boon ønsker med denne artikelserie at sætte fokus på vigtige driftsopgaver i de forskellige hjørner af administrationen. Formået er at give medarbejdere i administrationen et indblik i, hvilke typer opgaver deres kollegaer i andre afdelinger løser – og at få belyst nogle af de opgaver, der ikke altid får så megen opmærksomhed. 

Læs tidligere artikler i serien: 

• Selvom ingen rejser ud, er der nok at lave i AU’s rejsegruppe
• Korrekt løn til tiden – også i corona-tider
• Eksamens- og undervisningsplanlægning: Et puslespil med mange brikker
• Nedbringelse af IT-gæld