Skræddersyede indkøbsaftaler, mængderabatter og udpegning af lokale indkøbsansvarlige skal reducere udgifterne til indkøb på Health. Det er forventningerne til et nyt pilotprojekt.

27.05.2014 | Sabina Bjerre Hansen

Nyt pilotprojekt på Health skal sikre millionbesparelse på indkøb af varer og tjenesteydelser.

Glaskolber, kuglepenne, arbejdstøj og serviceeftersyn af institutbiler. Det er alt sammen en del af de mange forskellige varer og tjenesteydelser, der bliver købt ind på Health, for at driften kan fungere. Udgifterne til indkøb på Health løber op i næsten 76 millioner kroner om året. Med de nye initiativer forventer fakultetsledelsen at kunne reducere det beløb med op mod ti millioner kroner.

Det kræver en indsats af os alle

”Vi har store forventninger til det nye pilotprojekt på indkøbsområdet. Det kræver hårdt arbejde, ledelsesmæssig opbakning og medarbejderinddragelse at nå målet. Men der er helt sikkert penge at spare,” fortæller administrationschef på Health, Steen Harrit Jakobsen, som sammen med indkøbschef Anne Sofie Hedemann fra AU Økonomi, Indkøb er tovholder på projektet.

”En anden gevinst ved projektet er den omorganisering af indkøbsprocessen, som institutterne kommer til at arbejde med. For når vi får lokale indkøbsansvarlige ude i miljøerne, vil hensigten være, at de videnskabelige medarbejdere samlet set får frigivet mere tid til kerneydelserne – forskning og undervisning,” forklarer Steen Harrit Jakobsen.

I forbindelse med pilotprojektet indgår AU Økonomi, Indkøb skræddersyede aftaler for hvert institut. Aftalerne skal sikre, at institutterne får besparelser uden at gå på kompromis med kvalitet og service fra leverandørerne.

Medarbejderne er nøglen til succes

”Det skal selvfølgelig være nogle gode aftaler, der opfylder de krav og ønsker, der er lokalt. Derfor er det alfa og omega, at vi får mulighed for at inddrage medarbejderne i arbejdet. Vi er afhængige af, at medarbejderne bidrager med gode ideer og deler deres viden og erfaring med os, så vi kan få lavet de bedst mulige aftaler på de respektive områder,” fortæller Anne Sofie Hedemann.

Flere institutter på Health har allerede organiseret sig med indkøbsansvarlige, så indkøbene er samlet på færre hænder. Det er en del af projektet at udbrede det til de øvrige institutter og SKT.

Fakta om pilotprojektet

• Institut for Biomedicin har været pilotinstitut og er allerede godt i gang med projektet, som nu skal udbredes til resten af hovedområdet.
• Pilotprojektet fokuserer især på tre indsatsområder:

1. Der skal etableres nye udbud (indkøbsaftaler), og aftaler skal overholdes.
2. Der skal udpeges lokale indkøbsansvarlige, og indkøbene skal puljes i større ordrer.
3. De indkøbsansvarlige og en række nøglemedarbejdere skal klædes bedre på til at bruge indkøbsaftalerne korrekt.

• Tovholderne på pilotprojektet rapporterer til fakultetsledelsen hvert kvartal, og fakultetsledelsen kan løbende følge med i projektets udvikling via AU Økonomi, Indkøbs hjemmeside.
• Pilotprojektet er sat i gang og skal evalueres i 2. kvartal 2015.