Aarhus University Seal / Aarhus Universitets segl

Hvad skal der til for at skabe digital transformation?

Stine Willemoes Kondrup er projektleder i AU IT. I november sidste år lancerede hun sammen med kollegaer fra en række enheder i administrationen en ny digital IT-support-platform på AU. På baggrund af erfaringer fra det projekt giver hun her sine bud på, hvad der skal til for at skabe digital transformation.

25.01.2021 | Anders Hylander

Stine Willemoes Kondrup er projektleder i AU IT. Foto: Privat

Mange af os mindre IT-kyndige kan nogle gange have svært ved at hitte rede i de forskellige termer inden for IT og IT-ledelse. Digitalisering og digital transformation bliver for eksempel brugt i flæng på AU, men hvad er egentlig forskellen på de to? Det ved Stine Willemoes Kondrup, projektleder i AU IT, som netop har været med til at implementere en ny digital IT-support-platform på AU.

”De to begreber er svære at adskille, men populært sagt, så handler digitalisering primært om implementering af systemer og teknik, mens digital transformation også handler om organisationens arbejde med vision og strategi for den digitale løsning og den kulturelle forandring rundt om den enkelte digitale løsning og i organisationen generelt” fortæller Stine Willemoes Kondrup.

I forbindelse med den nye digitale IT-support-platform har hun gjort sig nogle erfaringer med at arbejde med digital transformation i praksis. Hun fremhæver, at det er vigtigt, at få skabt fælles fodslag om både de systemtekniske og organisatoriske projektmål, før man går i gang

Fælles fodslag før forandring

Projektets primære sigte var at implementere en ny webbaseret IT-support-platform og opbygge fælles og ensartede processer, der skal sikre den bedste support, når AU-studerende og medarbejdere har IT-udfordringer.

Den nye IT-support-platform blev lanceret i november 2020. Men et nærmest vigtigere resultat for projektet, var dog ifølge Stine Willemoes Kondrup det fælles fodslag, der som følge af projektet er skabt mellem de involverede medarbejdere på tværs af administrationen. Det skaber grobund for den videre digitale transformation, forklarer hun:

”Der har historisk set været forskel på arbejdsgange i de forskellige enheder. Derfor blev det centralt i projektet at få skabt en fælles kultur omkring fx processer og arbejdsgange på tværs af enhederne. Det var simpelthen nødvendigt for med succes at kunne implementere den nye platform.”

Hun fremhæver, at arbejdet med at skabe den fælles kultur sideløbende med, at den digitale løsning blev implementeret, er et godt eksempel på, at de kulturelle forandringer ofte er dem, der kræver mest at gennemføre:

”Sagt lidt sort - hvidt, så arbejder vi i IT-verdenen med en fordeling, der hedder 80/20. Altså at det kræver 80% af ressourcerne i et projekt at skabe de kulturelle og procesmæssige forandringer, mens selve den digitale løsning kun kræver 20%.”

Brugerinvolvering i næste fase

For at skabe digital transformation i en organisation er involvering af brugerne helt centralt. Det er her kultur- og adfærdsændringerne for alvor skal sætte ind, hvis forandringen skal slå igennem. Så selvom projektet med IT-support-platformen formelt set er afsluttet, fortsætter arbejdet med den digitale transformation.

”I projektet med den nye IT-support-platform kunne jeg godt have tænkt mig, at vi havde haft mere tid og ressourcer til at inddrage brugerne af platformen. Det har desværre ikke været muligt i første omgang, så derfor bliver det fokus i det videre arbejde med at forbedre platformen,” siger Stine Willemoes Kondrup.

I forhold til det videre arbejde med den digitale transformation forbundet med den nye IT-platform fremhæver hun desuden, at næste fase vil have fokus på forankring og evaluering af governance-strukturen for forvaltningen af den nye support-platform, datadrevet evaluering og forbedring af processerne omkring supporten – og så skal selve platformen løbende forbedres for at understøtte arbejdsgange og brugerbehov på AU. 

Hun understreger, at den digitale transformation ikke stopper, når en ny løsning – i denne sammenhæng IT-support-platformen – er lanceret. Transformationen af kultur og digitalt mindset er noget, der sker løbende og gradvist – og ofte over længere tid.

”Den digitale transformation af vores IT-support er en stor forandring i organisationen, så det kræver tid og tålmodighed og kontinuerligt fokus,” afslutter hun.

Skal du arbejde med et digitalt transformationsprojekt? Stine Willemoes Kondrup giver fire råd:

  • Forandring sker igennem mennesker og sammen med mennesker
  • Husk at forventningsafstemme visionen for forandringsopgaven
  • Forstå, bliv enige om og anerkend kompleksiteten
  • Modstand er ikke nødvendigvis modvilje, men ofte et ønske om dialog 

Mere info:

Administrativt, Administration (Faglighed), Alle grupper, Alle AU-enheder, Aarhus Universitet, Navnenyt, Politik og strategi