IT-brugertilfredshedsundersøgelser giver bedre IT-oplevelser

AU gennemfører i perioden 5.-25. februar en IT-brugertilfredshedsundersøgelse blandt ansatte og studerende. Det giver AU IT vigtig viden om, hvor der er brug for forbedringer

05.02.2019 | Sys Christina Vestergaard

Foto: Maria Randima Sørensen, AU Foto

AU IT sender i denne uge mail ud til 1.500 medarbejdere og studerende på Aarhus Universitet med invitation til at deltage i en IT-brugerundersøgelse. Formålet med undersøgelsen er at få et bedre indblik i brugernes oplevelse af de mange systemer, som anvendes på AU, forklarer Peter Bruun, vicedirektør i AU IT:

”Ved at foretage løbende målinger af brugernes tilfredshed med systemernes tilgængelighed, svartider og den support, vi giver, får IT-organisationen et langt bedre grundlag for sætte ind der, hvor skoen trykker mest. Dermed kan vi målrettet arbejde på at forbedre brugeroplevelsen.”

Tid på besvarelse er godt givet ud

Peter Bruun håber, at mange vil besvare spørgeskemaet, hvis man er blandt de 1.500, som tilfældigt udvælges blandt alle medarbejdere og studerende.

”Jeg er bevidst om, at man som ansat eller studerende kan opleve, at der kommer mange henvendelser fra administrationen, og det er svært at finde tid i en travl hverdag til f.eks. at deltage i undersøgelser. Det har vi taget højde for på den måde, at undersøgelsen er nem at gå til og nem at svare på. De fleste vil kunne gennemføre besvarelsen på 5 minutter – og de er givet godt ud, lover jeg – ikke bare for den enkelte, men for alle brugere,” siger Peter Bruun.

Et eksempel på bedre IT-brugeroplevelse en ændring i måden, hvorpå pure.au.dk henter oplysninger fra PURE. Der var lange svartider og nedsat tilgængelighed. Det blev der kigget på, og det viste sig, at det var nødvendigt at omkode den måde, pure.au.dk henter oplysninger fra PURE på.

Ikke phishing

Det er fjerde gang siden sommeren 2018, Aarhus Universitet kører en IT-brugertilfredshedsundersøgelse. Der har tidligere været tvivl blandt ansatte, om mailen med invitation til at deltage i IT-brugerundersøgelsen i virkeligheden var en phishing-mail. Det fik AU IT og den lokale it-support mange henvendelser om fra ansatte, som var bekymrede for at klikke på linket i mailen af samme grund.

”Mange var bekymrede for at klikke på linket, fordi de ikke kunne vurdere, om det var phishing. Det skyldes formentlig, at mailen ikke kom fra en au.dk-mailadresse, og at linket, brugerne skulle aktivere, heller ikke var en au.dk-adresse. Det er der nu lavet om på, så både mail og besvarelseslink er fra en au.dk-adresse,” siger Peter Bruun.

Anonym besvarelse

It-brugerundersøgelsen er anonym, men hvis en respondent udtrykker stor utilfredshed med et system, får vedkommende mulighed for at angive sine kontaktoplysninger, således at systemejeren kan kontakte vedkommende for at få nærmere information om, hvad utilfredsheden skyldes.

”Denne funktion giver os mulighed for at komme i dialog med den bruger, som sidder med en frustration over noget, der ikke fungerer, som det burde. Og dermed kan vi blive klogere på, hvad vi kan gøre for at rette op på det”, siger Peter Bruun.

Der gennemføres IT-brugertilfredshedsundersøgelser i februar, maj, september og december 2019.


FAKTABOKS

IT-brugerundersøgelsen gennemføres blandt 1.500 tilfældigt udvalgte VIP- og TAP-ansatte samt ph.d.-studerende og studerende. Man vil som udgangspunkt kun blive udtrukket til at skulle deltage én gang i løbet af to år.

Der vil også i nærmeste fremtid blive etableret en hjemmeside under au.dk, som fortæller nærmere om undersøgelserne og viser udvalgte resultater fra dem.

Administrativt, Administration (Faglighed), Alle grupper, Alle AU-enheder, AU IT