I disse hjemmearbejdstider er mailprogrammet mange steder på overarbejde. Men er indbakken ved at svømme over, og drukner du i et hav af uklare og halvlæste mails, så er her 10 tips til at gøre mailkommunikationen bedre for os alle sammen.

14.04.2020 | Lise Wendel Eriksen

E-mails fylder en stor del af vores arbejdsdag. Tidligere undersøgelser viser, at videnmedarbejdere som os bruger 28 pct. af arbejdstiden på at skrive, læse og besvare e-mails. Et procenttal som formentlig kun er vokset de sidste uger, hvor vi kun kan kommunikere med hinanden fra distancen.

Her følger 10 tommelfingerregler, der hjælper til, at e-mail og indbakke forbliver et redskab og ikke en opgave i sig selv.

De hurtige kan nøjes med punktopstillingen. De interesserede kan finde uddybende kommentarer under listen, og de grundige kan printe tommelfingerreglerne til evig påmindelse om god mailkultur.

Den gode e-mail – ti tommelfingerregler

1. Vælg et sigende og dækkende emnefelt

2. Vær handlingsanvisende

3. Start med det vigtigste

4. Skriv kort, klart og letforståeligt

5. Skab overblik og overskuelighed med punktopstilling og overskrifter

6. Fremhæv vigtige dele af teksten ved hjælp af fed eller understregning – ikke STORE BOGSTAVER OG          UDRÅBSTEGN!!!

7. Skriv venligt og respektfuldt lige som det er god skik i talesproget

8. Overvej antallet af modtagere og begræns brugen af cc og bcc

9. Videresend med omtanke og kun den relevante del af korrespondancen

10. Undgå som oftest ’svar alle’-funktionen, med mindre svaret rent faktisk er relevant for alle.

Skal jeg skrive en mail?

Allerførst skal man overveje, om en e-mail vitterlig er den bedste kommunikationsform. E-mails er gode til at udveksle information og til at afklare simple spørgsmål. De dur ikke til lange diskussioner, kritik eller løsning af konflikter. Ring, kom forbi kontoret eller aftal et (video-)møde i stedet.

1. Emnefeltet

Betragt emnefeltet som en overskrift, der indkapsler eller opsummerer indholdet. Emnefeltet skal være kort og sigende, så man hurtigt forstår, hvad henvendelsen handler om. Du må gerne skrive et nyt emnefelt, hvis korrespondancen ændrer karakter og handler om noget andet, eller hvis det eksisterende emnefelt er misvisende, uklart eller intetsigende.

2. Vær handlingsanvisende

Gør det helt klart, hvorfor du skriver, og hvad du vil have modtageren til at gøre. Hvad er opgaven, problemet eller spørgsmålet. Eller er mailen i virkeligheden kun til orientering.

3. Start med det vigtigste

Drop den lange indledning og kom hurtigt til sagen. Skriv det vigtigste først, så er der størst chance for, at modtageren ser det.

4. Skriv kort, klart og let forståeligt

Mailsprog skal være hurtigt og nemt at afkode. Sæt derfor hellere et punktum for meget end et for lidt. Lange sætninger kræver koncentration og er svære at læse, og du risikerer, at indholdet bliver misforstået eller slet ikke læst. Det samme gælder indskudte sætninger, som gør teksten mere kompleks. Man skal bruge alt for meget krudt på at holde tungen lige i munden, og så glemmer man at høre efter, hvad der egentlig står.

5. Skab overblik

E-mails – især de lange af slagsen – bliver oftere scannet og ikke læst. Hjælp derfor modtageren på vej ved at gøre teksten overskuelig. Brug punktopstilling i stedet for prosatekst og gør teksten mindre kompakt ved at lave afsnit, som du med fordel kan give en fremhævet overskrift. Det giver overblik.

6. Fremhæv dele af teksten

Det kan være nødvendigt at fremhæve dele af mailteksten, som skal have særlig opmærksomhed fx pointer, deadlines eller datoer. Gør det ved hjælp af fed eller understregning. Brug ikke farver eller skøre skrifttyper og lad være med at skrive STORE BOGSTAVER eller udråbstegn! Det sidste svarer til at råbe og skælde ud. Det kan virke voldsomt på modtageren, og det er uhøfligt og unødvendigt.

7. Skriv venligt og respektfuldt

Det giver næsten sig selv, men vær venlig og høflig, selv om du skriver kort. Tonen skal naturligvis være præget af gensidig respekt. Akkurat som når vi taler sammen.

8. Begræns brugen af cc og bcc

Overvej hvor mange modtagere, der egentlig skal have e-mailen. Er den relevant for alle. Det samme gælder cc og bcc-funktionen, som tit bliver brugt for en sikkerheds skyld. Men det er spild af tid og kilde til stor frustration, hvis man som læser af en e-mail ikke rigtig ved, hvorfor man er blandt modtagerne. Skriv, hvorfor nogle er cc, og hvad du forventer, cc’erne skal gøre.

9. Videresend med omtanke

Pas på du ikke agerer postkontor og fuldstændig ukritisk sender e-mails videre. Fortæl, hvorfor du videresender og hvilken reaktion, du forventer. Det er en god idé at opsummerer lange korrespondancer, så modtageren ikke skal scrolle meget langt ned i mail-tråden for at forstå sammenhængen. Og husk også at tjekke for fortroligt indhold og slet de dele af korrespondancen, der er irrelevant, inden du videresendere.

10. Undgå som oftest ’svar alle’-funktionen

Undgå som oftest ’svar alle’-funktionen, med mindre svaret rent faktisk er relevant for alle. Det er det sjældent. Svar i stedet afsender direkte eller videresend dit mailsvar til de personer, der kunne have gavn af din respons. 

Tommelfingerreglerne vil sikkert være kendt viden for mange, men de kan være en god reminder til endnu en gang at gøre os mere bevidste om, hvordan vi rent faktisk skriver og bruger mails. Det kommer os alle sammen til gode. Yes, we can!

Kontakt

Kommunikationspartner Lise Wendel Eriksen
Aarhus Universitet, Health Kommunikation
Mobil: 29 93 86 16
Mail: lwe@au.dk