Kapaciteten og sikkerheden er god nok til, at AU’s ansatte og studerende nu også kan bruge Zoom til både interne møder og møder med eksterne gæster. Det er dog ikke alle nye funktioner, som kan supporteres centralt.

29.05.2020 | Thomas Grønborg Sørensen

AU-medarbejdere og -studerende kan nu bruge Zoom til flere typer aktiviteter. Foto: Colourbox.

Zoom og Teams er på rekordtid blevet centrale elementer i den digitale infrastruktur på Aarhus Universitet, og mange medarbejdere har efterspurgt også at kunne bruge Zoom til interne møder. Det bliver nu muligt – både for medarbejdere, der vil holde digitale afdelingsmøder, og for studerende, som vil holde møde i læsegruppen. 

Det er Lederkredsen i Enhedsadministrationen (LEA), der har givet grønt lys på baggrund af rådgivning fra AU IT og AU’s EDU IT Hub:

”Zoom fungerer godt, og der har været et stort ønske om at bruge det til mere end det direkte undervisnings- og eksamensrelaterede. Samtidig har vi efterhånden opsamlet flere erfaringer med brugen af programmet, og vurderingen er fra AU IT, at it-kapaciteten er tilstrækkeligt god, og at det også er sikkerhedsmæssigt forsvarligt at udvide brugen”, fortæller universitetsdirektør Arnold Boon.

Alle har medansvar for sikkerheden

Vicedirektør for AU IT, Peter Bruun Nielsen, understreger samtidig, at brugen af Zoom til enhver tid skal ske i tråd med de retningslinjer, der gælder for afholdelse af eksamener:

”Især mødeledere har et væsentligt ansvar for at være med til at sikre, at uvedkommende ikke får adgang til personfølsomme oplysninger. Derfor er det vigtigt løbende at sætte sig ind i programmets funktioner og følge de aktuelle sikkerhedsmæssige anvisninger”.

Foruden de interne møder er det nu også muligt at bruge Zoom til møder med eksterne gæster. Det kan f.eks. være informationsmøder med kommende studerende, briefinger med eksterne samarbejdspartnere eller faglige webinarer. 

Stort ressourcetræk på supporten

Selvom der åbnes for, at Zoom nu kan bruges i sammenhænge, der ikke er deciderede undervisningsaktiviteter, vil EDU IT Hub fortsat prioritere at understøtte selve undervisningen, fortæller Anders Hyldig, der er leder af hubben:

”Det er fornuftigt at give mulighed for at anvende programmet til andre aktiviteter end udelukkende undervisning. Dog har vores support begrænsede ressourcer, og det helt afgørende er, at selve undervisning og eksamen fungerer, så derfor koncentrerer vi kræfterne der. Behov for support til yderligere aktiviteter på Zoom skal derfor som udgangspunkt afklares lokalt”, siger Anders Hyldig, der understreger, at han sammen med AU IT, IT Supportenhederne og de pædagogiske centre løbende følger brugen af Zoom og behovet for support.

Overblik: Hvilket program kan jeg bruge til hvad?

• Undervisning og vejledning: Zoom
• Interne medarbejdermøder: Zoom eller Teams
• Ph.d.-forsvar: Zoom eller Teams (alt efter fortrolighed)
• Læsegruppemøder: Zoom eller Skype for Business
• Fildeling og samredigering: Teams (BlackBoard/OneDrive for studerende)
• Møder med eksterne gæster: Zoom, Teams eller Skype for Business

Læs mere om de enkelte programmers fordele og ulemper, sikkerhed mv.