Aarhus University Seal / Aarhus Universitets segl

Ny model for afrapportering af forskningsprojekter

I fremtiden bliver det forskningsprojektets størrelse, der afgør, hvor tit der sendes økonomirapporter til den ansvarlige for et eksternt finansieret forskningsprojekt.

16.05.2017 | Sabina Bjerre Hansen

Healths økonomiafdeling vil med den nye model for afrapportering kunne bruge ressourcerne bedre og mere effektivt ved at øge fokus på de bevillinger, der har størst økonomisk indflydelse på fakultetet.

Fakultetsledelsen på Health har netop vedtaget en ny model for afrapportering af eksternt finansierede projekter. Den nye model skal sikre bedre udnyttelse af administrative ressourcer og skabe et bedre datagrundlag for institutledernes budgettering.

Health har i øjeblikket mere end 1.500 aktive projekter, som er eksternt finansierede. Hver bevillingshaver har som udgangspunkt en projektøkonom tilknyttet, og bevillingshaveren for hvert projekt får i dag økonomirapporter tilsendt efter aftale med sin projektøkonom. Nogle har fået økonomirapporter hver måned, andre knap så hyppigt. Denne praksis bliver nu ændret.

Hvad betyder det for bevillingshaverne?

Hvis bevillingen er på mindre end 200.000 kr., vil bevillingshaver modtage en økonomirapport to gange årligt, i 1. og 3. kvartal.

Hvis bevillingen er på 200.000 kr. eller derover, vil bevillingshaver modtage en økonomirapport hvert kvartal.

Indholdet i og omfanget af økonomirapporterne vil være det samme som hidtil. Hvis bevillingshaverne har brug for flere detaljer eller hyppigere statusoverblik, er der mulighed for selv at hente supplerende rapporter i AURAP. Man vil også fortsat kunne kontakte sin projektøkonom, hvis der er et særligt behov for overblik over projektets økonomi, ligesom projektøkonomen altid står til rådighed for et møde.

Bevillingshavere med bevillinger på 200.000 kr. eller derover vil fremover blive bedt om en skriftlig godkendelse af den økonomiske afrapportering forud for institutledernes kvartalsbudgettering ved 1. kvartal. Det samme vil gøre sig gældende ved 3. kvartal for bevillinger på 2 millioner kr. eller derover. På den måde får institutlederne et så validt og kvalificeret beslutningsgrundlag som muligt. 

Implementeringen af den nye model sker med forbehold for revisionens godkendelse.

Hjælp til selvhjælp i AURAP

AURAP giver bevillingshavere mulighed for at tilgå økonomiske data om egne projekter. AURAP er Aarhus Universitets business intelligence portal. Systemet blev taget i brug på Health i 2013, og alle bevillingshavere har adgang.

AURAP indeholder også standardrapporter, som er for alle ansatte ved AU. Desuden findes der i systemet et analyseværktøj, som er målrettet analytikere inden for det relevante fagområde.

Fakultetets økonomiafdeling vil i den kommende tid aftale med institutterne, i hvilken udstrækning der er behov for opfølgende introduktionsforløb for bevillingshavere.

Læs mere om AURAP og log på via AU’s medarbejderside.


Hvad er baggrunden for den nye praksis?

  • 49 pct. af projekterne på Health har en bevilling på mindre end 200.000 kr. Disse projekter tegner sig for 2 pct. af fakultetets samlede bevillingsbeløb. 

  • Projekter med en bevilling på 2 millioner kr. og derover udgør 15 pct. af de godt 1.500 projekter på Health. De repræsenterer 77 pct. af fakultetets samlede bevillingsbeløb. 

  • Healths økonomiafdeling vil gerne bruge ressourcerne bedre og mere effektivt ved at øge fokus på de bevillinger, der har størst økonomisk indflydelse på fakultetet.

  • Udvikling og udbygning af AURAP tillader nu, at bevillingshavere selv kan tilgå økonomiske data om deres projekter ved at logge på systemet.

  • Både store og små bevillinger genererer god forskning, men de har forskellige behov for økonomisk overvågning og support.

 

 

 

Administrativt, Ph.d.-studerende, Institut for Biomedicin, Health, Teknisk/administrativ medarbejder, Institut for Folkesundhed, Videnskabelig medarbejder, Institut for Klinisk Medicin, Institut for Odontologi, Institut for Retsmedicin