Nyheder og information fra instituttet / News and information from the department

17.03.2020 | Pernille Brink Csösz

In English below

Kære medarbejdere

Det går stærkt i øjeblikket. Så stærkt, at det er næsten uvirkeligt, at det kun er fire-fem dage siden, universitetet lukkede ned som følge af regeringens beslutning om at sende hovedparten af den offentlige sektor hjem. Jeg er taknemmelig og imponeret over, at I forstod situationens alvor og fik oprettet hjemmearbejdspladser allerede fra fredag morgen. Nu skal vi hver for sig og sammen finde os til rette i en ny hverdag, der varer foreløbig til og med d. 27. marts. Det giver nogle udfordringer, som jeg adresserer nedenfor.

Men først et par ord om instituttets sparerunde.

Farvel til gode medarbejdere
Høringsfasen er udløbet for de seks medarbejdere, der modtog partshøringsbrev om påtænkt afskedigelse eller nedsættelse i tid. Institutledelsen går nu i gang med at vurdere de indkomne bemærkninger, så endelige afskedigelsesbreve kan udsendes sidst i marts. Indtil da har de berørte krav på anonymitet og kan kun selv fortælle, hvem de er, hvis de altså ønsker det. Jeg tager for givet, at alle udviser respekt og forståelse for de pågældende, for som i alle økonomisk betingede afskedigelsesrunder er det gode medarbejdere, der rammes. Jeg er ked af, at det har været nødvendigt.
Derudover vil jeg takke LSU, tillidsfolk og fællestillidsfolk samt lærestolsprofessorer i de enkelte miljøer for at spille kompetent og konstruktivt ind i processen. Tak til alle, der bidrog til afværgeforanstaltninger. Det lykkedes ved fælles indsats at finde besparelser for 27 millioner kroner, blandt andet ved at omplacere administrative medarbejdere, udskyde planlagte ansættelser og ved at enheder, der har fået store driftstilskud, har afgivet penge med det formål at ligestille forskningsmiljøerne.

Når I søger information om corona
Der er mange indgange til information om corona eller COVID 19, og for mange vil den vigtigste være AU’s medarbejderside Information om corona. Det er her, I skal orientere jer om fælles regler, beslutninger og udfordringer i AU-regi, fx med at få VPN til at fungere under ekstrem belastning. Det er også her, I finder relevante links til fx Politiets officielle informations-site coronasmitte.dk, Sundhedsstyrelsens corona-site og Udenrigsministeriets corona-site. Instituttet har derudover en meget enkel lokal hjemmeside, Kort om corona på IKM, som vi oprettede, da vi som de første og eneste aflyste teoriundervisning og indførte særligt skærpede regler for ansatte med deres gang på hospitalet. Nu er vi ikke længere så ’særlige’, men vi beholder Kort om corona på IKM, så længe det er relevant at have et sted til informationer, der kun gælder os. Fx om vores kandidatstuderende og samarbejde med klinikken. Medarbejdere med dobbeltansættelse og adgang til intranettet på AUH kan desuden finde informationer om COVID-19 på AUH’s tema-site: http://auh.intranet.rm.dk/patient-og-klinik2/ny-coronavirus---covid-19/

Fleksibilitet går begge veje
Sekretariatet har hørt fra medarbejdere, der får ondt i maven ved tanken om to ugers hjemmearbejde ved et spisebord, omgivet af mindre børn, der er hjemsendt fra skole og institution, og som kræver opmærksomhed og omsorg. Der et reelt problem, som der ikke findes nogen enkel løsning på. I har ikke fri til at passe børn på fuld tid, med mindre I faktisk tager fri, det vil sige afspadserer eller afvikler ferie, men der er forståelse for, at nogle opgaver først bliver løst, når det praktisk kan lade sig gøre. Det kan være om aftenen eller i weekenden. I takt med at også privatansatte opfordres til at arbejde hjemmefra, vil nogle formentlig kunne organisere sig, så I har arbejdsro og børnepasning på skift. Jeg erkender, at det er nemt for midaldrende mænd med voksne børn at sidde ’med en anden mands bagdel på et varmt komfur’, så dette bare for at understrege, at jeg forstår, at nogle af jer er under pres. Hav i baghovedet, at den fleksibilitet, I som medarbejdere udviser instituttet, også går den anden vej.

De kandidatstuderendes klinikophold er uafklaret
De kandidatstuderende på medicinuddannelsen er lige nu hjemsendt fra klinikophold, men har fået at vide, at de skal regne med at blive indkaldt senere på ugen, jævnfør regeringens ønske om at også medicinstuderende indgår i beredskabet. Baggrunden for de skiftende meldinger fra os er bl.a., at situationen på afdelingerne hele tiden ændrer sig. Nogle afdelinger ønsker studerende i klinikophold – i nogle tilfælde flere end de plejer. Andre afdelinger kan ikke modtage studerende i øjeblikket pga. omlægning af opgaver og/eller særlig risiko for krydssmittespredning. Det siger sig selv, at ingen kan garantere, at alle kandidatstuderende i klinikophold opnår de kompetencer, der var planlagt, og som er forudsat i studieordning osv. Det er vi nødt til at afklare efterfølgende. Vi informerer selvfølgelig vores studerende løbende og håber på deres forståelse i en ekstrem situation. Spørgsmål om kandidatuddannelsen rettes til viceinstitutleder Niels Uldbjerg.

Juridiske barrierer for klinisk forskning 
Som mange af jer ved og lider under, har vi gennem de sidste år oplevet, at klinisk forskning på hospitalerne i Region Midtjylland hæmmes af juridiske barrierer og bureaukrati. Det er gået ud over kliniske forskningsprojekter og projektsamarbejder, der er blevet forsinket og i grelle tilfælde sat helt i stå. 
Det giver sig selv, at hverken vi eller hospitalerne, som vi har et unikt godt samarbejde med, kan holde til, at klinisk forskning sættes på hold.
Derfor nedsatte vi i sidste uge en arbejdsgruppe, hvor jeg sammen med lægefaglig direktør på AUH Jørgen Schøler Kristensen, koncerndirektør i Region Midtjylland Ole Thomsen og dekan Lars Bo Nielsen på Health skal skubbe på for at få truffet en overordnet principbeslutning om, hvor ansvaret for kliniske forskningsdata skal placeres. Der skal findes en varig løsning, der sætter baren tilpas højt i forhold til nødvendige forsigtighedsprincipper, men ikke i praksis sætter forskning, herunder EU-ansøgninger, i stå. I hører nærmere, når jeg forhåbentlig snart har nyt at fortælle, men beder samtidig om forståelse for, at vigtige opgaver lige nu bliver skubbet af coronavirus-relaterede hasteopgaver.

Velkommen til de nye uddannelsesansvarlige prægraduate lektorer
88 engagerede læger med særlig interesse for medicinsk uddannelse og pædagogik er nu udpeget som uddannelsesansvarlige prægraduate lektorer (UPL’er) – velkommen til jer! Den nye ordning er enestående for danske medicinuddannelser og udspringer af et ønske fra Region Midtjylland om at klæde kandidater bedre på til lægerollen. Derfor omhandler de fem kursusdage, som AU og RM udbyder, forskellige veldokumenterede veje til at højne studerendes progression og læringsudbytte i klinikforløbene. Bl.a. lærer UPL’er at give systematiseret individuel feedback og vurdere de studerende løbende ved hjælp af såkaldte kompetencekort, der bliver et nyt centralt arbejdsredskab på afdelingerne.
Foreløbig er første kursusdag afviklet, og den næste følger 21. april med mulighed for opsamling for de UPL’er, som ikke kunne være med til første kursusdag. Jeg er meget glad for, at de nye UPL’er tager rollen på sig, og er sikker på, I andre støtter UPL’erne i de nye opgaver, for de kan ikke løse dem alene. Forbedrede klinikforløb bliver en fælles opgave. Og så vil jeg understrege, at UPL’er ikke overtager forpligtigelser fra lektorer og professorer, der som hidtil skal varetage undervisning og vejledning og være IKM’s repræsentanter på afdelingerne.
Læs mere om ordningen på hjemmesiden UPL (uddannelsesansvarlig prægraduat lektor) og kontakt specialkonsulent Emil Jensen ved spørgsmål om formalia og rammer - og pædagogisk konsulent ved CESU Liv Tholstrup ved spørgsmål rettet mod uddannelsesprogrammet.

Tips og tricks til den gode EU-ansøgning
I december fik professor Jacob Fog Bentzon tildelt en af de eftertragtede bevillinger på 15 millioner kroner fra Det Europæiske Forskningsråd. Set i bagklogskabens skær er mange ting, han ville ønske, at han vidste, før han for fire år og tre ansøgninger gik i gang med at søge EU-midler. Det fortæller han om i et internt interview, Succes med ERC-midler: Det ville jeg godt have vidst på forhånd, som jeg synes, I skal læse, hvis I søger store fonde. 

Vær varsomme på hjemmekontoret
Universitetets sikkerhedssystemer er gode, men vær alligevel påpasselige over for forfalskede e-mails, når I åbner computeren. Cyberkriminelle forsøger i øjeblikket at udnytte en ekstrem og sårbar situation til at forsøge at kompromittere it-sikkerheden i både offentlige institutioner og private virksomheder. Det fik i weekenden Center for cybersikkerhed under Forsvarsministeriet til at udsende en såkaldt trusselsvurdering, Cybertruslen ved hjemmearbejde set i lyset af COVID-19-situationen. Den linker til gode råd om fx kun at bruge værktøjer og kommunikationskanaler, arbejdspladsen stiller til rådighed. Så sent som i sidste uge Sundhedsstyrelsen om falske beskeder med Sundhedsstyrelsen som afsender, og i Storbritannien beretter BBC om mails, der lokker med fx mirakuløs vaccine, skattefradrag under coronakrisen eller falske indsamlinger.

I skal afvikle planlagt ferie
De af jer, der har planlagt ferie i den kommende tid, skal afvikle den som aftalt og registreret, også selv om påskerejsen til Barcelona er aflyst som følge af corona-epidemien. Vi kan ikke som institut holde til, at 1000 medarbejdere beder om at få udskudt planlagt ferie. 

Bedste hilsner

Jørgen

-----------------------

Dear all

Time passes quickly. So quickly that it is almost unreal that it is only four or five days since the university shut down as a result of the government's decision to send most of the public sector home. I am grateful and impressed that you understood the seriousness of the situation and set up homeoffices as of Friday morning. Now we must individually and together find ourselves in a new everyday life that lasts until March 27. It contains some challenges that I address below.

But first, a few words about the department's savings round.

Goodbye to good employees

The consultation phase has expired for the six employees who received a party consultation letter regarding intended dismissal or reduction in time. The department's management is now assessing the comments received so that final letters of dismissal can be sent out in late March. Until then, they have the right to anonymity and can only tell who they are if they so wish. I take it for granted that everyone shows respect and understanding for those involved, because as in all financially conditional redundancies, the good employees are affected. I'm sorry but it has been necessary. In addition, I would like to thank LSU, the trade union representatives and conveners, as well as the chair professors in the individual environments for playing competently and constructively in the process. Thank you to everyone who contributed to the mitigation measures. By joint efforts, they succeeded in finding savings of DKK 27 million, among other things by relocating administrative staff, postponing planned appointments and by having units which have received large operating grants donating money for the purpose of equating the research environments.

 

When searching for information about corona

There are many entries for corona or COVID 19 information, and for many the most important will be the Information om corona. This is where you need to read about common rules, decisions and challenges in AU-management, for example in making VPN work under extreme load. This is also where you find relevant links to, for example, Politiets officielle informations-site coronasmitte.dk, Sundhedsstyrelsens corona-site and the Udenrigsministeriets corona-site. In addition, the department has a very simple local website Kort om corona på IKM, which we created when we, as the first and only, canceled theory teaching and introduced particularly stricter rules for employees with their time in the hospital. Now we are no longer so 'special', but we keep the Kort om corona på IKM as long as it is relevant in order to have a place for information that only applies to us. For example, about our graduate students and collaboration with the clinic. Employees with dual employment and access to the intranet at AUH can also find information about COVID-19 on the AUH theme site: http://auh.intranet.rm.dk/patient-og-klinik2/ny-coronavirus---covid-19/

 

Flexibility goes both ways

The secretariat has heard from employees who are in stomach pains at the thought of two weeks of working home at a dining table, surrounded by smaller children who have returned from school and institutions and who require attention and care. There is a real problem for which there is no simple solution. You are not free to look after children full-time unless you are actually taking leave, that is, take time off in lieu of overtime or vacationing, but there is an understanding that some tasks will only be solved when possible. It can be in the evening or on weekends. As private employees are also encouraged to work from home, some will probably be able to organize themselves so that you have work peace and childcare on shift. I acknowledge that it's easy for middle-aged men with adult children to say this, so this is just to emphasize that I understand some of you are under pressure. Keep in mind that the flexibility that you as an employee show the department also goes the other way.

 

The graduate students' clinical stays are unclear

The graduate students of the medicine program have just returned from clinical stays, but have been told that they should expect to be summoned later this week, cf. the government's wish for medical students to be included in the emergency program. The reason for the changing messages from us is, among other things, that the situation in the departments is constantly changing. Some departments want students in clinical stays - in some cases more than they usually do. Other departments cannot currently receive students due to rescheduling of tasks and / or special risk of cross-contamination. It goes without saying that no one can guarantee that all graduate students in clinical stays will achieve the competencies that were planned and which are required in curriculum, etc. We need to clarify this afterwards. We, of course, continuously inform our students and hope for their understanding in an extreme situation. Questions about the Master's degree program are addressed to Vice Head of Department Niels Uldbjerg.

 

Legal barriers to clinical research

As many of you know and suffer, over the past few years we have seen that clinical research in hospitals in the Central Denmark Region is hampered by legal barriers and bureaucracy. It has gone beyond clinical research projects and project collaborations that have been delayed and in all cases stopped completely.

It goes without saying that neither we nor the hospitals with which we have a uniquely good collaboration can put clinical research on standby.

That is why we set up a working group last week, where I, together with the medical director at AUH Jørgen Schøler Kristensen, Executive Vice President of Central Denmark Region Ole Thomsen and Dean Lars Bo Nielsen at Health, have to push forward to make an overall decision in principle about where responsibility for clinical research data must be placed. A lasting solution must be found that sets the bar high in relation to the necessary precautionary principles, but does not in practice stop research, including EU applications. You will hear more when I hopefully have something new to tell you soon, but at the same time ask for understanding that important tasks are currently being pushed by coronavirus-related urgent tasks.

 

Welcome to the new Education Responsible Graduate Lecturers

88 dedicated doctors with a special interest in medical education and pedagogy have now been designated as Heads of Education for Graduate Lecturers (UPLs) - welcome to you! The new agreement is unique to Danish medical education and originates from a desire by the Central Denmark Region to better equip candidates for the doctor's role. Therefore, the five course days offered by AU and RM deal with various well-documented ways to enhance student progression and learning outcomes in clinic courses. Among other things the UPLs learns to provide systematic individualized feedback and assess the students on an ongoing basis using so-called competence cards, which will become a new central working tool in the departments.

So far, the first day of the course has been held, and the next one will follow on April 21, with the possibility of recapitulation for those UPLs who could not attend the first day of the course. I am very happy that the new UPLs are taking on the role. Improved clinical care becomes a common task. Read more about the scheme on the website UPL (uddannelsesansvarlig prægraduat lektor)) and contact specialist consultant Emil Jensen for questions on formalities and frameworks - and educational consultant at CESU Liv Tholstrup for questions related to the education program.

 

Tips and tricks for the good EU application

In December, Professor Jacob Fog Bentzon was awarded one of the much-coveted DKK 15 million grant from the European Research Council. There are many things he would have loved to know before he started his application quest. He states this in internal interview, Succes med ERC-midler: Det ville jeg godt have vidst på forhånd that I think you should read if you are applying for large funds.

 

Be careful in the home office

The University's security systems are good, but be careful of fake emails when you open your computer. Cyber ​​criminals are currently trying to exploit an extreme and vulnerable situation to try to compromise IT security in both public institutions and private companies. This weekend, the Center for Cyber ​​Security under the Ministry of Defense sent out a so-called threat assessment, Cybertruslen ved hjemmearbejde set i lyset af COVID-19-situationen. It links to good advice on, for example, using only tools and communication channels available at the workplace. As of last week, the National Board of Health on falske beskeder med Sundhedsstyrelsen som afsender, and in the UK the BBC reports on emails luring with, for example, mirakuløs vaccine, skattefradrag under coronakrisen eller falske indsamlinger.

Planned holiday

Those of you who are planning a vacation in the near future should carry through as agreed and registered, even if the Easter trip to Barcelona is canceled as a result of the corona epidemic. As a department, we cannot accommodate 1000 employees requesting a postponed planned holiday.

Best wishes,

Jørgen