Nyheder og information fra instituttet / News and information from the department

22.01.2018 | Pernille Brink Csösz

English version below

Kære alle

Årets sidste nyhedsbrev handler en del om instituttets økonomi. For selv om den på mange områder er i god udvikling, lider vi under manglende STÅ-indtægter og for mange lønudgifter og deraf følgende ophobet gæld tilbage fra 2014-15. Det betyder, at vi skal finde knapt 60 millioner kroner på budgettet over den kommende 4-årsperiode. Det kan kun lade sig gøre, hvis vi skærer ned flere steder.  I får her lidt informationer om de spareplaner, som vi i øjeblikket er ved at udrulle.

Allerførst dog en aktuel sag, som jeg faldt over på Facebook:

#Metoo: God omgangstone handler også om os
”Der findes to slags yngre, kvindelige læger. Den opadstræbende langt-fremme-i-skoene-type, der boller sig til tops, og så de andre, der arbejder deltid, ikke lægger én interessetime og undergraver vores fag ved konstant at være sygemeldte eller på barsel. Hvem af dem er du?”
Sådan lød et spørgsmål fra en kvindelig overlæge – stillet i en arbejdssituation til en af instituttets unge forskere, læge og ph.d.-studerende Julie Mackenhauer. Hun har i Ugeskrift for Læger forfattet en modig og aktuel kommentar til #Metoo-fænomenet. Find indlægget i Ugeskriftet.dk under overskriften #Metoo eller på Ugeskriftets Facebook-side (4. december), hvorfra det er blevet delt og kommenteret. I indlægget fortæller Julie Mackenhauer om sine oplevelser med mandlige såvel som kvindelige kolleger og overordnede, og hun er, som hun understreger ”ikke et offer, men et vidne, som kan bekræfte, at kulturen kan være rådden og debatten derfor nødvendig”.
Jeg hæfter mig ved, at kommentaren publiceres på et tidspunkt, hvor ’god omgangstone’ er en særlig prioriteret indsats på Health og resten af universitetet. Indsatsen er affødt af den psykiske arbejdspladsvurdering, som viste, at omgangstonen nogle steder blev oplevet som hård og enkelte steder sågar respektløs. Julie Mackenhauers indlæg er et ubehageligt, men vigtigt eksempel på det sidste. Hun tvinger os til at forholde os til en overordnet snak om, at god omgangstone er forudsætning for at føle sig værdsat, hørt og respekteret – noget som ingen kan være uenige i. Så tænk over Julies pointer. Og hvis der hen over vinteren dukker noget op i samme eller andre boldgader, som vi skal forholde os til, så kontakt enten mig eller et af de andre medlemmer af samarbejdsudvalget (LSU). Se evt. rektor Brian Bech Nielsens oplæg om god omgangstone på universitetet.

Og så til økonomien og spareplaner:

Økonomi 1: Halvt så mange eksaminatoriske klinikker
Vi kommer som led i besparelserne til at halvere antallet af såkaldt eksaminatoriske klinikker, det vil sige den teoretiske eftermiddagsundervisning, der finder sted på hospitalsafdelinger, som modtager studerende i klinikforløb. Ændringen træder i kraft fra forårssemestret 2018, og den planlagte reduktion i undervisning vil give en årlig besparelse på mellem 5 og 7 millioner kroner i løn og reduktion i refusion til Region Midtjylland. Besparelsen er altså, set over en 4-årig periode, et stort bidrag til balance på vores budget.
Ift. at tilpasse bemandingen af eksterne og kliniske lektorer er der i øjeblikket en proces i gang med de relevante lærestolsprofessorer og akademiske koordinatorer. Processen er færdig i starten af det nye år, og tilpasningen får endelig virkning fra og med efterårssemestret 2018. Der bliver først og fremmest tale om afskedigelser af eksterne lektorer og nednormering af de kliniske lektorer fra B til C sats samt naturligt udløb.  Jeg vil understrege, at der er tale om honorarlønnede ekstrajob. Vi gør alt for at bevare mulighederne for vejledning og forskning.

Økonomi 2: Reduktion af annuum
Som tidligere meddelt i separat mail reducerer vi på annuum (forskningsunderstøttende midler) med virkning fra 1.januar 2018.

Økonomi 3: Besparelse på tidsbegrænsede stillinger og driftsudgiver
Som meddelt efterhånden adskillelige gange vil tidsbegrænsede stillinger ikke kunne blive forlænget med midler fra instituttet. Derudover er der folk, der har meddelt at de går på pension i perioden, og disse stillinger vil i flere tilfælde ikke blive genbesat. Instituttet skærer ned på flere driftsudgifter, f.eks. udgifter til bedømmelser, transport- og opholdsudgifter til studenterne i klinikophold på regionshospitalerne, timeløn til eksterne undervisere. Betalingen for grise og tilhørende udgifter i forbindelse med forsøg og kurser vil blive øget.   

Eksternt finansieret forskning: 18 procents overhead på visse typer kontrakter
Flere forskere har spurgt, hvad der præcist ligger i den nye fællesregionale overheadsats på udvalgt forskning, hvor regionerne tager 18 procent af den indgåede kontraktsum for at sikre, at firmaerne fremover dækker driftsomkostninger som lys, varme, rengøring, bygninger, generel administration osv.
Beslutningen er regionernes reaktion på, at Rigsrevisionen har kritiseret dem for ikke at være gode nok til at få deres udgifter dækket, når vi i klinikken samarbejder med industrien – som bekendt må det offentlige ikke bruge skatteyderes penge til at medfinansiere privat forskning. Den nye overheadsats gælder eksternt finansierede forskningssamarbejder, der vurderes at have en kommerciel interesse for firmaet, det kan fx være lægemiddelafprøvning med henblik på markedsføring eller ny anvendelse af allerede markedsført medicin. I Region Midtjylland gælder overheadsatsen nye kontrakter underskrevet efter 15. september 2017, og de kontrakttyper, der er underlagt den nye regel er:

 

• CTA Company-initiated Collaboration
• CTA Company-initiated Multicenter
• National Coordinator Agreement
• Sponsored Research Agreement
• Other Agreement type (gælder i nogle tilfælde).

Beslutningen betyder naturligvis, at der fremover skal være endnu mere fokus på at sikre realistiske budgetter. På instituttets hjemmeside finder I gode råd til udarbejdelse af budget og en vejledende prisliste, og rækker det ikke, er der mulighed for at opsøge individuel sparring med budgetkyndige. Hvis I stadig er i tvivl, må I kontakte Helene Nørrelund, der er koordinator for Én indgang, på hwn@clin.au.dk eller mobil 93508486.

Yngre forskere får hjælp til karriereudviklingen
For nylig lancerede universitetet karriereudviklingsprogrammet Junior Researcher Development Programme for adjunkter, postdocs og nyansatte på tenure track. Programmet skal skabe bedre vilkår og tydeligere karriereveje for de yngre akademiske løsarbejdere, som i nogle tilfælde lever med et karrierespor, der, hvis jeg skal trække det lidt hårdt op,  begrænser sig til de kommende måneders arbejdsopgaver.
På instituttet henviser vi til programmets hjælpsomme platform, Junior Researchers at Aarhus University, fra vores  hjemmeside under menupunkterne ’Forskerstøtte’ og ’Ny medarbejder’, og jeg håber, I vil hjælpe med at sprede kendskabet til yngre forskere, som ikke læser med her.
Som I kan se på hjemmesiden, er det tanken, at man som ung forsker følger introduktionsworkshoppen ’How to get the most out of my research career’, hvorefter man vælger et af fire spor. Eksempelvis kan man arbejde i dybden med det at lede et forskningsprojekt, eller man udforske andre universitære discipliner som undervisning og vejledning.
Ud over karriereudvikling for den enkelte forsker har programmet til formål at gøre os bedre til at tiltrække og fastholde dygtige videnskabelige medarbejdere ved bl.a. at tilbyde muligheder for udvikling. Det ligger i naturlig forlængelse af, at vi på Health har rekruttering som et af flere must-win-battles for 2018. 

Husk at afregne køb på AU-kreditkort
Flere af instituttets medarbejdere har uafregnede køb på AU-kreditkort, som går mere end 6 måneder tilbage. Det kan der være gode forklaringer på, men jeg er nødt til at understrege, at køb på universitetets kreditkort skal afregnes hurtigst muligt efter, at man modtager mailen ”Dit kreditkortkøb er klar til afregning”. Med mindre særlige omstændigheder gør sig gældende, må en rimelig frist være en måneds tid efter notifikationen. Hvis ikke afregninger sker i tide og særligt efter henvendelse fra institutsekretariatet, ser vi os fremover nødsaget til at lave løntræk. Vær derfor opmærksomme på hurtigt at få afregnet kreditkortkøb i AURUS og kontakt endelig jeres lokale professorsekretær eller institutsekretariatet, hvis I har spørgsmål eller problemer med det praktiske.

God jul og godt nytår

Så er der bare tilbage at ønske jer alle og jeres familier en rigtig god jul og et godt nytår. Jeg vil gerne sige tak for det forløbne år og sige jer alle tak for en stor indsats. På trods af de ret stramme økonomiske vilkår – jvf. ovenstående – så er der alligevel gode resultater at glæde sig over i løbet af det sidste år: flotte og bemærkelsesværdige publikationer, store og mange fondsbevillinger, nye professorer og lektorer, mange spændende Ph.d. projekter og nye spændende initiativer på uddannelsessiden med nye undervisningsformer.

En særlig tak til instituttets sekretariat, stab og partnere fra administrationscentret for en ualmindelig engageret og serviceminded indsats rettet mod alle medarbejdere ved instituttet. Jeg er sikker på, at alle føler de får den hjælp, de efterspørger, og mange tak for det.

/Kristjar

Institutleder / kristjar.skajaa@clin.au.dk 

---

Dear all

This last newsletter of 2017 deals among other things with the economy of the department. Although in many areas the economy is moving in a positive direction, we suffer from lack of student fulltime equivalent (STÅ indtægt) and too many payroll expenses and consequently accumulated debt back from 2014-15. This means that we will have to find no less than DKK 60 million in the budget over the next 4-year period. This can only be done if we cut down in several places. Here you get some information about the savings plans we are currently rolling out but first of all, a recent case that I stumbled across on Facebook:

 

#Metoo:  A good tone and atmosphere is also about us

"There are two kinds of younger female doctors. The ambitious oncoming type who screws her way to the top and the other type who work part-time without putting a single interest hour and undermine our profession by constantly being sick or on maternity leave. Who are you? "

This was the question from a female chief physician - asked in a working situation at one of the departments young researchers, doctor and PhD student Julie Mackenhauer. She has written a courageous and current comment on the #Metoo phenomenon in Ugeskrift for Læger. Find the post in Ugeskriftet.dk under the heading #Metoo or on the Ugeskriftets Facebook-side (December 4) from which it has been shared and commented. In the post, Julie Mackenhauer talks about her experiences with male as well as female colleagues and principals, and she, as she emphasizes, is "not a victim, but a witness who can confirm that the culture can be rotten and that the debate therefore is necessary".

I note that the comment is published at a time when "a good tone” is a special priority at Health and the rest of the university. The effort is caused by the psychological workplace assessment, which showed that the tone in some places was experienced as hard and in some places even disrespectful. Julie Mackenhauers post is an unpleasant but important example of the latter. She forces us to relate to an overall talk that a good tone at times is a prerequisite for feeling appreciated, heard and respected - something that nobody can disagree with. Think about Julie's points. Please do contact me or the other members of the samarbejdsudvalget (LSU).if something similar pops up during the winter that we need to relate to. See if possible Rector Brian Bech Nielsens presentation of good tones at the university.

 

And then to the economy and savings plans:

Economy 1: Half as many examining clinics

We will as part of the savings plan be forced to halve the number of so-called examination clinics, that is the theoretical afternoon education, which takes place at those hospital departments that receive students in clinical courses. The change will come into force from the spring semester 2018, and the planned reduction in education will provide an annual saving of between DKK 5 and 7 million in salary and reduction in reimbursement to Central Denmark Region. Thus, saving over a 4-year period, a major contribution to balance our budget.

In order to adapt the staffing of external and clinical lecturers, there is currently a process in progress with the relevant professor and chairs and the academic coordinators. The process is completed at the beginning of the new year, and the adaptation will finally take effect from the autumn semester 2018. There will be primarily redundancies of external lecturers and the downsizing of the clinical lecturers from B to C rate as well as natural expiration. I would like to emphasize that we are dealing with extra jobs. We do every effort to maintain the opportunities for guidance and research.

 

Economy 2: Reduction of annual grant

As previously announced in a separate mail, we reduce the annual grants (research support funds) with effect from  January 1 2018.

 

Economy 3: Savings on time-limited positions and operating expenses

As announced several times, time-limited posts cannot be extended with funds from the department. In addition to this, there are people who have announced that they retire during the period, and in many cases these positions will not be reoccupied. The department cuts down on several operating expenses, such as costs for assessments, transportation and accommodation costs for students in clinic stays at regional hospitals, hourly wages for external teachers. The payment for pigs and associated costs in connection with trials and courses will be increased.

 

Externally funded research: 18 percent overhead on certain types of contracts

Several researchers have asked what exactly lies in the new common regional overheads on selected research, where the regions take 18 percent of the contractual contract sum to ensure that companies will cover operating costs such as light, heat, cleaning, buildings, general administration, etc. The regions have decided this as a reaction to the National Audit Office of Denmark criticizing them for not being good enough to get their expenses covered when we in the clinic work with the industry - as we know, the public sector must not use taxpayers' money to co-finance private research. The new overheads apply to externally funded research collaborators who are considered to have a commercial interest in the company, such as drug testing for the purpose of marketing or new use of already marketed medicine. In Central Denmark Region, the overheads apply new contracts signed after September 15, 2017, and the contract types subject to the new rule are:

 

• CTA Company-initiated Collaboration
• CTA Company-initiated Multicenter
• National Coordinator Agreement
• Sponsored Research Agreement
• Other Agreement type (gælder i nogle tilfælde).

The decision obviously means that in future there must be even more focus on ensuring realistic budgets. On the department's website you will find gode råd til udarbejdelse af budget og en vejledende prisliste, and if that is not enough,  it is not possible to seek individuel sparring med budgetkyndige. If you still have any doubts, please contact Helene Nørrelund, Coordinator for Én indgang, at hwn@clin.au.dk  or mobile 93508486.

   
Younger researchers get help in career development

Recently, the university launched the Junior Researcher Development Program for adjuncts, postdocs and new employees on tenure track. The program are to create better conditions and clearer career paths for the younger academic casual labourer. At the department, we refer to the programs helpful platform, Junior Researchers at Aarhus University, from our website under the menu items 'Research Support' and 'New Employee' and I hope you will help spread the knowledge to younger researchers who do not read this newsletter.

As you can see on the website, the idea is that, as a young researcher, you will follow the introductory workshop 'How to get the most out of my research career' and choose one of four tracks. For example, one can work in depth by leading a research project, or exploring other university disciplines such as teaching and guidance. In addition to career development for the individual researcher, the program aims to make us better at attracting and retaining skilled scientific staff by offering opportunities for development.

Remember to settle purchases on AU credit cards

Several of the departments employees have unpaid purchases on AU credit cards, which go more than 6 months back. There may be good explanations, but I have to emphasize that purchases on the university credit card must be settled as soon as possible after receiving the mail "Your credit card purchase is ready for settlement". Unless special circumstances arise, a reasonable period must be one month after notification. If settlements are not made on time and especially upon inquiry from the departments secretariat, we will be forced to make payroll deduction in the future. Therefore, pay attention to quickly settling credit card purchases in AURUS and contact your local professor secretary or the department secretariat if you have questions or problems with the practicalities.

 

Merry Christmas and a happy new year

Then it's just time to wish you and your families a real merry Christmas and a happy new year. I would like to thank you for the past year and thank you all for the great effort. Despite the rather tight economic conditions - there are still good results to be enjoyed during the last year: great and remarkable publications, large and many fund grants, new professors and lecturers, many exciting PhD projects and new exciting initiatives on the educational side with new methods of education.

A special thanks to the departments secretariat, staff and partners from the administration center for an unusually committed and service-oriented effort aimed at all staff at the department. I'm sure everyone feels they get the help they're asking for and thank you for that.

/Kristjar

Head of Department / kristjar.skajaa@clin.au.dk