Fra den 1. september 2016 skal alle forskere på Health registrere deres ansøgninger om eksterne midler i forskningsdatabasen ReAp.

22.08.2016 | Sabina Bjerre Hansen

På AU skal alle ansøgninger om eksterne bevillinger registreres. Indtil nu har det været op til det enkelte institut, hvordan kravet blev håndteret. Fremover skal alle forskere på Health registrere på samme måde og i samme system.

ReAp er et vigtigt redskab

”Det er ingen hemmelighed, at vi skal hente flere eksterne bevillinger hjem i fremtiden. Et led i den proces er at implementere ReAp, der kan holde styr på vores ansøgningsaktiviteter, og som hjælper os til en større indsigt i blandt andet volumen og succesrate,” siger prodekan for forskning Ole Steen Nielsen.

Han medgiver, at registreringen i det nye system for nogle forskere vil være et ekstra led i en i forvejen omfattende proces.  

”Jeg er klar over, at vi nu pålægger forskerne en administrativ opgave. Men vi står på en brændende platform med faldende indtægter fra eksterne midler og med færre offentlige midler at søge. Det er i alles interesse at styrke arbejdet med fondsansøgningerne,” siger Ole Steen Nielsen.

Erfaringerne fra Science & Technology (ST), hvor alle institutter anvender ReAp, viser, at det tager 5-10 minutter at taste data ind i systemet.

Vi kan lave bedre budgetter og målrette vores indsats

Registreringen i ReAp kan give institutlederne bedre forudsætninger for sammen med økonomimedarbejderne at lægge realistiske budgetter.

”Vi forventer også at få en mere detaljeret indsigt i succesraten for vores fondsansøgninger. Med dataudtræk fra ReAp vil institutterne, CESU og SUSA kunne se præcis, hvilke fonde, de tidligere har haft succes med at søge midler fra, og hvilke de oftest får afslag fra. Det betyder, at vi vil kunne arbejde mere strategisk med forskningsansøgningerne. Vi skal sikre, at vi bruger vores tid og kræfter rigtigt,” siger Ole Steen Nielsen.

Institutlederne sætter bagatelgrænse

ReAp erstatter lokale retningslinjer for registrering af fondsansøgninger. Institutlederen kan dog vælge at udarbejde yderligere retningslinjer, fx en bagatelgrænse for registrering af ansøgninger, og procedurer inden for rammerne af ReAp efter aftale med dekanen.

Den enkelte forsker er selv ansvarlig for registreringen i ReAp, medmindre andet er aftalt med institutlederen. Fondsansøgninger sendt før den 1. september 2016 skal ikke tastes ind i ReAp.

Fakultetsledelsen evaluerer registreringen i ReAp efter tre måneder.

Hvordan og hvornår kommer du i gang?

ReAp træder i kraft den 1. september 2016 og kan tilgås via et link, som du modtager i din indbakke en af de nærmeste dage. Linket er institutspecifikt og kan ikke deles på tværs af fakultetet.

I samme mail får du en vejledning til at bruge systemet. Har du ikke fået mailen, skal du kontakte sekretariatslederen på dit institut.

Vil du vide mere om ReAp?

ReAp er et system, som er udviklet til at registrere fondsansøgninger. Det er udviklet specifikt
til institutterne på ST af lektor Anders Møller, som er ansat på Institut for Datalogi.

Systemet er:

• et webbaseret projektstyringsværktøj

• let at bruge. Det tager typisk 5-10 minutter at taste en ansøgning ind i systemet

• på engelsk

• udviklet, testet og implementeret på ST (der ligger ca. 5.000 ansøgninger i systemet pt.)

• et redskab til at give overblik over instituttets og fakultetets økonomi

• tilgængeligt for forskere, institutledere, controllere og projektøkonomer. Den enkelte forsker kan  dog kun se egne ansøgninger i systemet.

Formålet med ReAp er dels at sikre korrekt registrering af fondsansøgninger, dels at skabe et overblik over eksterne midler på fakultets- og institutniveau, heriblandt:

• at sikre en fornuftig portefølje af ansøgninger hos den enkelte forsker

• at understøtte dialogen mellem institutleder og forsker

• at sikre økonomisk data med henblik på god økonomistyring på fakultets- og institutniveau

• at fakultetet kan imødekomme de økonomiske og statistiske krav, som universitetsledelsen stiller til øget fokus på hjemtagning af eksterne midler.

Du kan finde dit institutspecifikke link og vejledningen til systemet på Healths hjemmeside.

Yderligere oplysninger

Prodekan for forskning Ole Steen Nielsen
Aarhus Universitet, Health
Direkte tlf.: 87 15 20 08
Mobil: 24 76 50 93
Mail: osn@au.dk