Aarhus University Seal / Aarhus Universitets segl

Nyt værktøj skal minimere utilsigtet deling af følsomme data

Et nyt IT-værktøj skal hjælpe med at sikre, at vi ikke deler følsomme personoplysninger med eksterne via Outlook og SharePoint, da disse kanaler ikke er egnet til deling af den type data. I stedet for skal du bruge en sikker og krypteret kanal, fx AU’s sikkermail-løsning.

01.11.2019 | Malene Hjulmand Bundgaard

Foto: Unsplash.com

Videregivelse af følsomme data kan være skadeligt, hvis de falder i de forkerte hænder. Risikoen for, at data falder i de forkerte hænder, er væsentligt større, hvis du deler data med eksterne personer via kanaler, der ikke er krypterede, hvilket SharePoint og Outlook ikke er.

Nyt IT-hjælpeværktøj

Data Loss Prevention (DLP) er et nyt IT-værktøj, der er beregnet til at forhindre videregivelse af følsomme personoplysninger. Værktøjet hjælper med at identificere tilfælde, hvor du bevidst eller ubevidst sender eller deler følsomme personoplysninger med personer uden for AU via Outlook eller SharePoint.

AU’s sikkermail-løsning

Du kan med fordel bruge AU’s sikkermail-løsning, når du skal sende følsomme personoplysninger til eksterne modtagere. Sikkermail betyder, at du sender en krypteret og signeret mail. Krypteringen sikrer, at det kun er modtageren, der kan læse mailen. Skulle mailen komme i de forkerte hænder, fremstår den ulæselig. Signering (underskrift) sikrer modtageren, at afsenderen er den, som vedkommende giver sig ud for at være, og at indholdet er, som da det forlod afsender. Du kan læse mere om sikkermail-løsningen her. 

Sådan virker det DLP-værktøjet

DLP-værktøjet scanner efter følsomme personoplysninger i mails og filer, som du forsøger at dele med personer uden for AU. Hvis værktøjet identificerer følsomme data, vil du få en besked, der beder dig om at bruge en anden kommunikationskanal til at sende informationen. 

DLP-værktøjet vil ikke ’fange’ alting

DLP-værktøjet vil ikke kunne identificere alle typer følsomme personoplysninger, da det er sat op ud fra standard parametre. Det er derfor vigtigt, at du selv er opmærksom på, hvordan du sender eller deler følsomme personoplysninger med personer uden for AU.

Find mere information

 

Administrativt, Administration (Faglighed), Alle grupper, Alle AU-enheder, AU IT, Videnskabelig medarbejder, Institut for Biomedicin, Institut for Folkesundhed, Teknisk/administrativ medarbejder, Institut for Klinisk Medicin