I en ny artikelserie ønsker universitetsdirektør Arnold Boon at sætte fokus på vigtige driftsopgaver i de forskellige hjørner af administrationen. I denne måned er der fokus på rejsegruppen i regnskabsafdelingen, der hører under AU Økonomi og Bygninger. Her har teamet for nyligt igangsat en udviklingsopgave, der skal gøre rejseafregning på AU mere smidig. Og så har nedlukningen af landet givet dem en uforudset opgave.
27.04.2020 |
De fleste medarbejdere har på et eller andet tidspunkt stiftet bekendtskab med AU’s rejseafregningssystem RejsUd – og de fleste har nok en holdning til det. Mange af os bruger nemlig systemet så sjældent, at vi aldrig rigtig bliver hjemmevante i det.
Det er man udmærket klar over i rejsegruppen, der administrerer RejsUd. Derfor satte afdelingen tidligere i år gang i et udviklingsprojekt, der skal gøre det nemmere for deres kollegaer på resten af universitetet at anvende systemet.
”Helt konkret ønsker vi med dette projekt at styrke det vejledningsmateriale, som brugerne af RejsUd har til rådighed. Det gør vi blandt andet ved at analysere de fejl, brugere typisk begår i systemet. Det giver os et klart billede af, hvilke dele af systemet, vi skal forklare bedre i materialet,” siger Arne N. Skov, der er regnskabschef på AU.
Projektet er en del af en overordnet vision, han har for regnskabsafdelingen, som rejsegruppen er en del af. Visionen går på at anvende digitalisering til at skabe mere effektive processer. Målet er blandt andet at blive bedre sparringspartnere for medarbejderne på universitetet – og dermed understøtte universitetets kerneaktiviteter.
”I rejsegruppen har vi arbejdet indgående med digitalisering for at effektivisere den måde, vi arbejder på. Derfor er der nu skabt bedre plads til denne slags udviklingsprojekter gennem hvilke, vi håber at kunne levere bedre vejledning og sparring til vores kollegaer på AU. Målet er i sidste ende, at vi får en endnu bedre afregningsproces på AU,” forklarer Arne N. Skov.
Projektet blev søsat i foråret 2020, og der forventes at være resultater parat om seks måneder.
”Nogle af de konkrete resultater, jeg forventer kommer ud på den anden side, er dels en bedre forståelse for, hvor i systemet, der oftest bliver begået fejl. Og så skal vi have opgraderet det vejledningsmateriale, vi pt har, da det – for at sætte det lidt på spidsen – er skrevet af økonomer for økonomer,” siger Arne N. Skov.
Ekstra opgave på grund af nedlukning
Som langt de fleste AU-medarbejdere arbejder rejsegruppen også hjemmefra i disse corona-tider. En omlægning, der ifølge Arne N. Skov forløb uden problemer, da langt de fleste processer er digitaliseret. Samtidig medførte nedlukningen en uforudset ekstraopgave til teamet:
”Vi bruger i denne tid en hel del ressourcer på at hjælpe kollegaer med at få afbestilt rejser, konferencer og andet, som ikke er muligt at gennemføre på grund af nedlukningen. Det er vores måde at holde samfundet i gang på – at bestille ting, for så at afbestille dem igen,” siger Arne N. Skov med et smil.
Vil du vide mere om arbejdet i rejsegruppen, så kontakt regnskabschef Arne N. Skov.
Læs tidligere artikler i serien: