Aarhus University Seal / Aarhus Universitets segl

Smartere arbejdsgange skal lette administrationen

Administrationen skal effektivisere en række arbejdsgange. Det vil ske som et led i arbejdet med at implementere den besparelse på 100 mio. kr., som universitetsledelsen iværksatte i 2015. Planerne frem mod 2017 er næsten på plads.

17.03.2016 | Universitetsdirektør Arnold Boon

Effektivisering af en række arbejdsgange skal bidrage til nødvendige besparelser i administrationen. Foto: Colourbox.

De økonomiske vilkår for universitetet betyder, at vi gradvist over de kommende år vil blive færre medarbejdere til at løse administrative opgaver. Løsningen er ikke, at vi alle sammen løber hurtigere, og vi kan heller ikke blive ved med at skære i de administrative ydelser, vi leverer.

En af vores vigtigste opgaver i den kommende tid er derfor at undersøge, hvordan vi kan gøre de daglige arbejdsgange mere smidige og effektive, bl.a. gennem bedre it-løsninger, kompetenceudvikling og optimering af processer. Vi skal kort sagt arbejde smartere. Den indsats kræver et tæt samarbejde mellem alle i administrationen, og emnet vil fylde meget fremover.

Arbejdet med effektivisering af de administrative processer vil ske som et led i implementeringen af den besparelse på 100 mio. kr., som universitetsledelsen besluttede i 2014, og som skal være gennemført i 2019. Administrationen begyndte allerede sidste år arbejdet med at realisere besparelserne, og planerne for de første 60 mio. kr. frem mod 2017 er stort set på plads.

Det er derfor særligt fra 2018 og frem, at vi får behov for at finde nye muligheder for at effektivisere os til lavere omkostninger. I løbet af 2018 og 2019 skal administrationen spare de resterende 40 mio. kr. De enkelte enheder har nogle indledende skitser for, hvordan besparelserne kan opnås. Enhederne vil arbejde videre med disse planer og løbende drøfte forslag til udmøntningen af besparelser i de lokale samarbejdsudvalg.

Besparelser frem mod 2017 på plads

Den administrative besparelse er fordelt på enhederne i fællesadministrationen og administrationscentrene, universitetets fællesudgifter samt biblioteksområdet.

På nuværende tidspunkt har de administrative enheder altovervejende gennemført de nødvendige besparelser frem mod 2017, bl.a. ved at undlade at genbesætte ledige stillinger, nedlægge stillinger, reducere specifikke administrative ydelser og optimere arbejdsgange. De planlagte besparelser på universitetets fællesudgifter er ligeledes stort set udmøntet. Det omfatter bl.a. udgifter til it-licenser, eksamenslokaler og porto. Bibliotekerne på Arts og Aarhus BSS er desuden i gang med at udarbejde forslag til udmøntningen af de planlagte besparelser på biblioteksområdet.

De administrative besparelser, fortsat stram styring af budgetterne og et skærpet fokus på at finde mere optimale arbejdsgange skal medvirke til at sikre, at universitetet kan skabe det nødvendige råderum til strategiske prioriteringer og anvende en større andel af sit budget på forskning og uddannelse. 

Fakta: Administrationens besparelse

Universitetsledelsen besluttede i 2014 at reducere de administrative udgifter med 100 mio. kr. i perioden 2015-2019 - Læs mere. Det svarer til en besparelse på ca. 2% årligt. Besparelsen er fordelt således:

  • Fællesadministrationen og administrationscentrene: 63 mio. kr.
  • Fællesudgifter: 30 mio. kr.
  • Bibliotekerne: 7 mio. kr.

Sideløbende med den administrative besparelse er universitetet i gang med at udarbejde en budgetplan for, hvordan universitetet skal håndtere den forventede indtægtsnedgang på mindst 300 mio. kr. som følge af Finanslov 2016. Læs mere

Tabel: Udvikling i budget for Enhedsadministrationen 2015-2019

Opgjort i mio. kr.

2015

2016

2017

2018

2019

Samlet budget for Enhedsadministrationen

 

1.062

 

1.023

 

1.002

 

982

 

962

Årlige reduktioner

 

39

21

20

20

Samlet reduktion ift. 2015

 

39

60

80

100

 

I 2014 var 1.844 medarbejdere (årsværk) tilknyttet Enhedsadministrationen. I 2015 var tallet 1.772 fordelt på 740 i fællesadministrationen og 1.032 i administrationscentrene.

Politik og strategi, Teknisk/administrativ medarbejder, Alle AU-enheder, Aarhus Universitet, Politik og strategi, Administrativt