Et samarbejdsprojekt mellem VisitAarhus og AU’s afdeling for Events og Kommunikationsstøtte skal understøtte forskere, fra de begynder at overveje at blive værter for en konference, og frem til selve afviklingen af konferencen.

18.01.2017 | Signe Schou

Ansvaret ligger hos forskeren og det faglige miljø, men der er meget hjælp at hente undervejs i processen. Det tætte samarbejde mellem VisitAarhus og AU betyder, at forskerne kan få hjælp fra A-Z – fra de første spæde ideer til en succesfuld gennemførelse af konferencen.

Hjælp til planlægning og afholdelse

VisitAarhus kan f.eks. hjælpe med tilbuds-materiale, site-visits fra europæiske og internationale organisationer og generel ideudvikling. VisitAarhus hjælper dels med at kortlægge og formidle de praktiske faciliteter, dels med at indhente og formulere støtte fra politiske, administrative og faglige miljøer.

Events og Kommunikationsstøtte rådgiver primært konferenceplanlæggerne fra det tidspunkt, konferencen er i hus. Det kan være alt fra budgetlægning til fastlæggelse af lokalitet, forplejning, socialt program, kommunikation og anvendelse af indkøbsaftaler.

Arts og Aarhus BSS har en tilsvarende hjælp, som er rettet mod de respektive fakultetsansatte.

Hold dele af din konference på ARoS

Den årlige ”Konferencernes dag” er et netværksarrangement, som har været afholdt i snart 10 år. På dagen præsenteres konferenceplanlæggere/afviklere på Aarhus Universitet for en række oplæg omkring at planlægge og afvikle konferencer, ligesom man besøger en række af de faciliteter, der ofte bliver anvendt i forbindelse med konferencer (hoteller, mødesteder, seværdigheder med særlige muligheder, bespisningssteder). Det kan for eksempel være ARoS eller Den Gamle By.

Se en oversigt over hjælp til konferencer på AU

Fakta: Vækst i internationale konferencer

Det internationale marked for afholdelse af kongresser og konferencer er i fortsat vækst. Inden for de seneste 50 år er markedet fordoblet for hvert årti, og tendensen fortsætter. Men konkurrencen skærpes også, fordi nye asiatiske og latinamerikanske destinationer vinder markedsandele fra Europa og Nordamerika.

Set i det lys er væksten i internationale konferencer i Aarhus ganske markant. En måde at måle det på er at tælle erhvervsturisme-overnatninger. I perioden 2011-2015 havde Aarhus en samlet vækst på knap 148.000 overnatninger (en vækst på 46 pct.).Det svarer til en en samlet effekt på samfundsøkonomien på ca. 900 mio. kr. AU står for en ikke uvæsentlig del af denne vækst, fordi universitetets dygtige forskere har haft held, mod og lyst til at trække konferencer til Aarhus – og har afviklet dem med stor succes.