1. november offentliggør Aarhus Universitet det varslede udbud på rengøringsopgaver. Herefter følger en proces opdelt i to faser, der i foråret 2020 munder ud i en endelig beslutning om, hvem, der fremadrettet skal varetage rengøringen. De berørte medarbejdere bliver fortsat løbende inddraget af nærmeste leder samt samarbejdssystemet.

01.11.2019 | Louise Asmund-Hjorth

Foto: Ida Jensen

Materialet om det kommende udbud af rengøringen i 52 bygninger er nu udarbejdet. Det er det i samarbejde med medarbejderrepræsentanter samt en ekstern konsulent i arbejdsgruppen, der blev nedsat i foråret 2019. Efterfølgende er materialet blevet drøftet i samarbejdsudvalgene og på medarbejdermøder for berørte medarbejdere. (Læs mere om udbudsmaterialet i faktaboksen nedenfor.)

Processen herfra

Det kommende udbud er et såkaldt ’begrænset EU-udbud’ og er derfor opdelt i to faser:

1. Prækvalifikation
   Først skal interesserede leverandører kvalificere sig ud fra kriterier opstillet af AU. Det er bl.a. erfaringen inden for branchen, nettoomsætning og egenkapital. 
2. Tilbudsgivning
   Efterfølgende vil AU udvælge fem firmaer, som på baggrund af prækvalificeringen får mulighed for at afgive et egentligt bud. Herudover kommer medarbejdernes ”eget bud”. 

Overordnet tidsplan for processen frem til endelig beslutning er derfor følgende:

• Prækvalifikationsfasen forløber fra den 1. november 2019 og frem til den 3. december 2019.
• Op til juleferien vil de udvalgte firmaer blive opfordret til at fremsende konkret tilbud på udbudsopgaven. Dette skal ske senest fredag den 7. februar 2020. Herefter vil de forskellige tilbud blive analyseret og evalueret af arbejdsgruppen, som indstiller deres vurdering til styregruppen.
• På baggrund af indstillingen beslutter Aarhus Universitet, hvem, der vinder udbuddet – og dermed hvorvidt rengøringsopgaverne i de udvalgte bygninger skal udliciteres eller ej.
• En eventuel ny leverandør vil i tilfælde af udlicitering overtage opgaverne pr. 1. juni 2020. 

Læs mere om udbudsprocessen  her

Harmonisering af rengøringsniveauet

I forbindelse med udbuddet harmoniseres rengøringsniveauet i kontorerne i de 52 bygninger. Dermed vil det fremtidige niveau svare til det, der i dag findes på størstedelen af Aarhus Universitet. Flere steder i de udvalgte bygninger er der lokalt indgået særlige aftaler om ekstra opgaver, som i dag udføres af rengøringspersonalet mod ekstra betaling. Det kan f.eks. være tømning af opvaskemaskiner, rengøring af køleskabe og mikrobølgeovne og lign. Størstedelen af de opgaver vil som udgangspunkt ikke indgå i udbuddet. Opgaverne skal derfor løses på anden vis fremadrettet.

Yderligere oplysninger

• AU Økonomi og Bygninger har oprettet en hjemmeside, der indeholder en forklaring på begreber og svar på spørgsmål, som vedrører udbud.
• Overordnede spørgsmål vedr. udbudsprocessen og udbudsmateriale kan besvares af vicedirektør Niels Jørgen Rasmussen, AU Økonomi og Bygninger.

Begrænset EU-udbud
Hvis prisen for indkøb af en ydelse forventes at overstige 1,5 mio. kr., skal udbuddet gennemføres som et EU-udbud jf. EU’s udbudsregler. Dette er tilfældet med udbuddet af rengøringsopgaverne i de 52 udvalgte bygninger. Ved at gøre udbuddet begrænset sikrer AU sig via prækvalifikationen, at de endelige tilbud på opgaven er reelle og kvalificerede.

Udbudsmateriale
Udbudsmaterialet indeholder bl.a.:

• en beskrivelse af det fremtidige serviceniveau.
• krav om etik og sociale klausuler
• vilkår for medarbejdere omfattet af evt. virksomhedsoverdragelse
• kriterier for tildeling af opgaven (vægtning af henholdsvis pris og kvalitet)
• krav til det fremtidige samarbejde med en evt. ekstern leverandør
• hvordan der følges op på kvaliteten

"Eget bud"
Et ”eget bud” betyder, at medarbejderne, der udfører rengøringsopgaven, på lige vilkår med eksterne leverandører deltager i konkurrencen om den udbudte opgave. Ved et ”eget bud” skal alle udgifter til opgaven indregnes, både alle direkte udgifter (til løn og materialer og udstyr) og også de såkaldte indirekte omkostninger/overhead (som administrativ støtte til ansættelser på området, udbetaling af løn, , betaling af fakturaer osv.). Er medarbejdernes ”eget bud” det bedste, kan AU benytte det som begrundelse for at annullere udbudsforretningen og beholde opgaven selv.

Læs om relevante begreber, høringssvar på udbudsmateriale samt ofte stillede spørgsmål vedr. udbud af rengøring på AU

Læs tidligere nyheder om konkurrenceudsættelse og udbud:

• 23.03.2019: AU sender rengøringsopgaverne i udvalgte bygninger i udbud
• 25.01.2019: Skal rengøringen i udvalgte AU-bygninger i udbud
• 31.10.2018: Direktørens blog - Hvornår er det en god idé at udlicitere?
• 30.10.2018: Udlicitering kræver grundigt forarbejde og ordentlig proces