I løbet af de kommende måneder vil der blive udarbejdet et detaljeret beslutningsgrundlag for en eventuel udlicitering af rengøring i 51 bygninger på AU. Høringssvar og bemærkninger fra samarbejdsudvalg og tillidsrepræsentanter m.fl. vil indgå i denne udbudsproces. Når det endelige beslutningsgrundlag foreligger i begyndelsen af 2020, afgør ledelsen, om opgaverne skal udliciteres eller ej.

28.03.2019 | Louise Asmund-Hjorth

Foto: Lars Kruse

Det kræver et grundigt forarbejde og en ordentlig proces at kunne træffe en så afgørende beslutning som udlicitering. I det konkrete tilfælde har universitetsledelsen besluttet at konkurrenceudsætte rengøring i 51 bygninger på Aarhus Universitet (svarende til 13% af bygningsmassen) gennem en udbudsproces. Med udbuddet følger AU retningslinjerne i statens udbudscirkulære. For at få alle aspekter med skal henholdsvis en styregruppe og en arbejdsgruppe indtil begyndelsen af 2020 stå for at samle og bearbejde den nødvendige viden, så ledelsen efter denne proces kan tage endeligt stilling til en eventuel udlicitering.

Universitetsdirektør Arnold Boon fremhæver, at den grundige proces er vigtig for at træffe en beslutning på et solidt grundlag:
”Processen kan virke lang, men det er nødvendigt at få belyst alle fordele og ulemper til bunds. Det kan også virke som et stort arbejde, der kan munde ud i, at vi fortsætter som nu uden at udlicitere, hvis AU’s egne medarbejdere kan løse opgaven bedre og billigere end en ekstern leverandør. Uanset udfaldet af processen er det et vigtigt arbejde, fordi resultatet bliver, at vi med sikkerhed ved, at rengøringsopgaven bliver løst på en god og samtidig økonomisk fordelagtig måde fremadrettet."

Mange hensyn at tage

I første omgang har der været en høringsperiode blandt medarbejdere på Aarhus Universitet, og input herfra indgik også i ledelsens drøftelser den 20. marts i forhold til at vælge at sende rengøringsopgaven i udbud.

”Vi har allerede i høringen fået belyst en række forhold, som er afgørende at skrive ind i kravene til et udbud. De mange forskellige input gør det også meget tydeligt, at der er mange hensyn, der skal tages. Jeg har stor tillid til, at vi med styregruppen og arbejdsgruppen har nogle rigtig gode kræfter i spidsen for det kommende arbejde,” siger universitetsdirektør Arnold Boon.

Styregruppe og arbejdsgruppe skal arbejde tæt sammen

Som første led i udbudsprocessen er medlemmer til styregruppe og arbejdsgruppe blevet udpeget. Styregruppen består af ledelsesrepræsentanter samt en ekstern konsulent, der skal hjælpe og understøtte AU med udbudsprocessen. Arbejdsgruppen består af ledelsesrepræsentanter tæt på de berørte medarbejdere, tillidsrepræsentanter for de berørte medarbejdere, arbejdsmiljørepræsentanter, en personalejurist fra HR samt en medarbejder fra Indkøbsafdelingen. Herudover går formand, ekstern konsulent og projektleder igen fra styregruppen.

Styregruppen skal på baggrund af input fra arbejdsgruppen bl.a.

• træffe beslutninger om serviceniveauet ved udbuddet og vurdere, hvilke klausuler der skal indgå
• træffe beslutning om udbudsmaterialet og kontraktvilkår
• sikre erfaringsopsamling undervejs
• tage stilling til den fremtidige drift ved et eventuelt skifte til en anden leverandør

Læs mere om styregruppe og arbejdsgruppe – og se procesplanen for udbuddet her

Medarbejdere bliver inddraget i processen

Berørte medarbejderne bliver inddraget i processen, dels via samarbejdsudvalgene og dels via tillidsrepræsentanterne i arbejdsgruppen, der skal arbejde med udbuddet. De indkomne bemærkninger og bekymringer fra høringsperioden vil ligeledes indgå i dette arbejde. Herudover får medarbejderne i løbet af processen mulighed for at komme med det, der hedder et ”eget bud” på løsningen af opgaven. Det betyder, at medarbejdere kan komme med deres bud på, hvordan de mener, den pågældende rengøringsopgave løses bedst inden for de beskrevne rammer. Hvis det på den baggrund viser sig, at AU selv kan løse opgaven bedre og billigere end en ekstern leverandør, så vil AU fortsætte med at løse opgaven selv. Udlicitering vil så ikke blive aktuel.
Læs mere om ”eget bud” og andre begreber i udbudsprocessen her

Yderligere oplysninger

• AU Økonomi og Bygninger har oprettet en hjemmeside, der indeholder forklaring på begreber og svar på spørgsmål, som vedrører udbud.
• Overordnede spørgsmål vedr. strategien og udbudsbeslutningen kan besvares af vicedirektør Niels Jørgen Rasmussen, AU Økonomi og Bygninger.
• Læs tidligere nyheder om konkurrenceudsættelse og udbud:
  • 25.01.2019: Skal rengøringen i udvalgte AU-bygninger i udbud
  • 31.10.2018: Direktørens blog - Hvornår er det en god idé at udlicitere?
  • 30.10.2018: Udlicitering kræver grundigt forarbejde og ordentlig proces 

Baggrund:

Kort før jul 2018 udpegede ledelsen rengøringsopgaverne i 51 udvalgte bygninger, svarende til ca. 13% af AU’s samlede areal, som udbudsegnede. Forslaget blev efterfølgende drøftet i samarbejdsudvalg og på møder med tillidsrepræsentanter inden for rengøringsområdet. I januar 2019 blev de eventuelt berørte medarbejdere, som er tilknyttet administrationscentrene Aarhus BSS, Arts og ST, endvidere informeret om forslaget på lokale medarbejdermøder. Herefter fulgte en periode frem til 19. februar, hvor samarbejdsudvalg og tillidsrepræsentanter havde mulighed for at komme med yderligere input.
Læs input fra samarbejdsudvalg og tillidsrepræsentanter her

Hvorfor overhovedet sende opgaver i udbud?

Aarhus Universitet har som statslig institution en forpligtelse til løbende at undersøge, om tekniske og administrative driftsopgaver med fordel kan løses af en ekstern leverandør i stedet for universitetets egne medarbejdere. Udgangspunktet for udbud er, at opgaverne skal være udbudsegnede. Aarhus Universitet vedtog sidste år en strategi for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver bl.a. på baggrund af statens udbudscirkulære.
Læs strategien her