Ved digital transformation kræver selve den digitale løsning ofte kun en femtedel af ressourcerne. De kulturelle og procesmæssige forandringer rundt om løsningen kræver resten. For at lykkes med transformationen må man derfor gøre en stor indsats for løbende at inddrage brugerne. Det gjorde de sig gode erfaringer med i AU Økonomi og Bygninger, da de sidste år lancerede AU’s nye webshop.

26.02.2021 | Anders Hylander

Merete Foged, systemkonsulent i AU Økonomi og Bygninger, var projektleder på implementeringen af den nye webshop. Foto: AU Pure og Colourbox

Hvad har en tandlægestuderende på AU, der køber en værktøjskasse, til fælles med en forælder, der køber et AstroTakeaway-kit til sine børn i Science Museernes webshop, og en nepalesisk studerende, der via AU’s hjemmeside betaler application fee for at søge ind på en kandidatuddannelse?

Svaret er, at de alle har været kunder i AU’s nye webshop, der blev lanceret i maj 2020.  

Merete Foged, systemkonsulent i AU Økonomi og Bygninger, var projektleder på implementeringen af den nye webshop. Hun fortæller om det arbejde, der blev lagt i løbende at inddrage brugerne af det nye system bag webshoppen for at sikre en glidende overgang fra det gamle webshop-system.

”Vi betragtede fra begyndelsen projektet som en digital transformation – altså et projekt hvor det kulturelle og procesmæssige ville fylde væsentligt mere end selve den tekniske implementering af det nye system. Derfor havde vi stort fokus på at inddrage de godt 60 redaktører i AU’s forskellige institutter og afdelinger, der skulle være brugere af det nye system bag webshoppen,” fortæller Merete Foged.

Hun fremhæver blandt andet, at projektgruppen tidligt inviterede nogle af de fremtidige brugere af systemet – altså redaktørerne – med ind i processen for at afdække deres behov og vurdere mulige systemer. Senere i processen blev der etableret en pilotgruppe med redaktører, der løbende kunne afprøve og teste systemet.

”I et projekt som dette er der ofte meget stor forskel på brugernes kompetencer og behov. Derfor prioriterede vi fra starten højt at have en løbende dialog med redaktørerne på institutterne om systemet. Det gjorde blandt andet, at vi kunne vurdere de forskellige behov - og at vi kunne tilpasse den oplæring, vi senere tilbød dem i systemet,” forklarer Merete Foged.

Corona var en lille kæp i hjulet

I marts 2020 var projektgruppen klar til at begynde oplæringen af redaktørerne i systemet – en vigtig del af den digitale transformation. Men så kom corona-nedlukningen.

”Det var en lille kæp i hjulet. Men heldigvis kunne vi relativt hurtigt omlægge oplæringen til Teams, så alle redaktører kunne nå igennem, inden systemet skulle lanceres i maj,” siger Merete Foged.

Ud over oplæringen blev der udviklet brugervejledninger og videovejledninger – og så var der tæt opfølgning i de første dage, efter systemet blev lanceret. Redaktørerne havde desuden – og har stadigvæk – adgang til en support, hvor de kan henvende sig, hvis de har spørgsmål.

Stor tilfredshed blandt redaktørerne

Den nye webshop stod sin første store prøve under studiestarten i sensommeren 2020, hvor der blev solgt studiematerialer for godt en million kroner til de studerende. Det forløb stort set uden bump på vejen, fortæller Merete Foged, der desuden glæder sig over, at projektet blev evalueret meget positivt af redaktørerne.

”Der var nogle få ting, vi var nødt til at skrue på i starten. For eksempel havde vi ikke tænkt på, at man skulle kunne handle i webshoppen fra hele verden. Så da en nepalesisk studerende forsøgte at betale application fee, kunne det ikke lade sig gøre. Det var heldigvis hurtigt at rette til. Overordnet set forløb overgangen til den nye platform med stor tilfredshed blandt vores redaktører. Det fremgik tydeligt af vores evaluering. Det, mener jeg, især kan tilskrives, at vi hele vejen igennem har prioriteret at inddrage dem,” fortæller hun.

I efteråret blev Science Museernes webshop også flyttet til det nye system. Og fra april 2021 sker det samme for fakulteternes og fællesadministrationens IT-webshops.

FAKTABOKS: Om webshop-projektet

• Den nye webshop afløste i maj 2020 den gamle webshop, der var baseret på et forældet IT-system.
• Webshoppen blev implementeret af AU Økonomi og Bygninger i samarbejde med AU IT’s afdeling for Brugeroplevelser, der havde fokus på brugerrejsen og brugergrænsefladen på kundesiden.
• Den nye webshop har effektiviseret flere interne processer, blandt andet fordi den kan integreres med andre systemer på AU, understøtter og overholder moms- og forbrugerbeskyttelseslovgivningen samt GDPR - og generelt er mere brugervenlig end det gamle system.
• Webshoppen er et standardsystem, som AU har købt eksternt. AU skal derfor ikke selv vedligeholde systemet.
• Læs mere om den nye webshop her 

Læs også

• Hvad skal der til for at skabe digital transformation? (artikel fra januar om ny digital IT-support-platform)